Video: How to Be More Organized + Productive! | Tips & Tricks! (Noiembrie 2024)
Jeff Weiner, CEO al LinkedIn, a publicat recent un articol cu o singură regulă pentru eliminarea întâlnirilor inutile: fără prezentări. Ajung unde merge, dar este o afirmație absolutistă și nu pot spune că sunt de acord cu aceasta în 100 la sută din toate circumstanțele.
Cred că modalitatea de a organiza întâlniri mai bune este să înțelegeți mai întâi ce fel de întâlnire intenționați să organizați și apoi să vă organizați și să vă pregătiți în consecință. Făcând câțiva pași simpli în faza de planificare a unei întâlniri merge mult până la creșterea mai productivă pentru toată lumea.
4 feluri de întâlniri
În mintea mea, există patru tipuri de întâlniri. Dacă nu te-ai gândit niciodată la tipul de întâlnire pe care intenționezi să o ții, aceasta ar putea fi jumătate din problema ta.
Ședință de discuție / colaborare. Întâlnirile de brainstorming sunt exemple de discuții sau întâlniri de colaborare. În acest tip de întâlnire, una sau mai multe dintre părțile implicate ar putea lucra pe ordinea de zi. Informațiile sunt destinate să provină de la mai multe persoane. Întâlnirile de colaborare sunt adesea și întâlniri de rezolvare a problemelor.
Reuniunea de check-in. Check-in-ul este o întâlnire programată regulat, de regulă în jurul unui anumit proiect, care ar putea fi în derulare sau poate avea o dată de finalizare anticipată. Scrums zilnic sunt un exemplu de check-in. Înregistrările sunt bune pentru a vă asigura că toate părțile implicate sunt la zi cu privire la probleme, soluții, schimbări, progrese, etc. Un beneficiu al întâlnirilor regulate de check-in este faptul că acestea pot fi adesea foarte scurte.
Ședință de lucru. Întâlnirile de lucru sunt un favorit personal. Într-o întâlnire de lucru, lucrați care trebuie finalizată. Este la fel de simplu. Întâlnirile de lucru pun amânarea în mugure. Adesea sunt colaboratori. Un exemplu de ceea ce se poate realiza într-o ședință de lucru ar fi programatorii și părțile interesate care se reunesc pentru a implementa modificări ale codului (să zicem la un site web sau la un alt produs interactiv) pe care cele două părți le pot verifica cu adevărat cu exactitate în prezența uneia alteia.
Cum să faci întâlnirile mai productive
1. Programează rapid. Cu excepția cazului de a gestiona un proiect pe termen lung sau pe termen lung, urăsc întâlnirile care sunt programate mai mult de două-trei săptămâni. Adesea înainte de a programa o întâlnire, există conversații între toate părțile, prin e-mail, telefon sau personal, și prefer să am aceste conversații în minte înainte de întâlnire. Programează-te prea departe, iar informațiile pertinente vor fi îndepărtate de mult din capul meu.
Când încercați să găsiți un timp potrivit pentru o serie de persoane care nu își fac calendarele disponibile, puteți utiliza un site gratuit numit Doodle, care vă permite să creați un sondaj pe care oamenii să poată indica orele libere.
2. Utilizați o linie de subiect clar. Într-o invitație de întâlnire, a avea o linie clară de subiect este esențială pentru productivitatea tuturor. Subiectul ar trebui să indice în câteva cuvinte scopul general al ședinței. Îi ajută pe oameni să știe înainte să se prezinte sau să apeleze la întâlnire la ce ar trebui să se aștepte.
O linie de subiect scrisă clar poate, de asemenea, să sfătuiască anumite părți cu privire la ceea ce trebuie să pregătească înainte de ședință.
3. Au o agendă sau obiective. Fiecare întâlnire are nevoie de o agendă sau o listă de obiective. În funcție de complexitatea ședinței, este posibil să nu fie nevoie să fie explicită, caz în care ar trebui să fie implicit menționată în subiect. Un exemplu este „Subiect: Setare linie pentru numărul de octombrie al revistei” - obiectivul este finalizarea acestei sarcini într-o întâlnire de lucru.
Scopul unei întâlniri de check-in este de a face check-in-ul, de a revizui progresul și de a ridica îngrijorări, astfel încât probabil nu veți avea nevoie de o agendă explicită pentru aceste tipuri de întâlniri.
Ședințele de discuții beneficiază într-adevăr de o agendă. Toată lumea ar trebui să primească ordinea de zi înainte de întâlnire. Vă recomand să-l includeți în câmpul de note al cererii de ședință.
Atunci când liderul întâlnirii își face timp pentru a scrie o agendă sau o listă de bază a obiectivelor, aceasta o ajută, de asemenea, să se solidifice în propria minte a scopului întâlnirii și a modului în care o va direcționa.
4. Definiți liderul întâlnirii. Fiecare întâlnire are nevoie de un lider sau co-lideri. În cele mai multe cazuri, liderul întâlnirii este cunoscut implicit: este cel care a sunat la întâlnire sau are ceva de împărtășit, în cazul unei întâlniri informative. În cadrul întâlnirii telefonice și video-chat (de exemplu, Webex), este de multe ori persoana care inițiază apelul.
Cea mai rea întâlnire absolută la care am participat vreodată nu a avut niciun lider și, aproape la jumătatea ședinței, mi-am dat seama că mai multe părți implicate cred că trebuia să conduc ședința. A fost în același timp infurios și mortificator, ca să nu mai vorbim de complet neproductiv. Într-o altă scenă nesăbuită, am sunat odată la o întâlnire, am programat-o și intenționat pe deplin să o conduc, doar ca un alt coleg să o preia complet - de asemenea iritant.
5. Pierdeți tehnologia, dar faceți demonstrația. Da, acest articol este destinat să acopere subiecte legate de tehnologie și, da, vă spun să pierdeți cel puțin o parte din tehnologia dvs. pentru a organiza întâlniri mai productive. Înainte de a-ți pierde propriul timp creând o platformă PowerPoint, întreabă-te: „Aveți nevoie de o prezentare deloc?” Dacă răspunsul este da, amintiți-vă că diapozitivele ar trebui să fie folosite pentru a menține persoanele implicate și pentru a vă consolida punctele - nu pentru a le face pentru dvs. Nimeni nu este impresionat de șervețele cu vedete și nimeni nu vrea să urmărească un videoclip când a ajuns să te audă vorbind sau să poarte o discuție cu tine.
Dacă aveți un produs sau serviciu de afișat, demonstrați cum funcționează! Nu afișați imagini sau videoclipuri. Dă-le adevăratul McCoy.
Dacă doriți să oferiți anumite informații tuturor participanților la o întâlnire, inclusiv fotografii și videoclipuri, trimiteți-le înainte de ședință, astfel încât să se familiarizeze cu materialul, care oricum va fi mai productiv pentru toată lumea. Apoi, vă puteți petrece timpul ajungând în centrul problemei și, probabil, și în mult mai puțin timp.
