Organizați-vă: sfaturi și instrumente pentru gestionarea unui proiect

Proprietarii de întreprinderi mici, profesioniști care lucrează și chiar unii studenți joacă adesea rolul de manager de proiect, chiar și atunci când nu sunt complet instruiți în acest sens. Managementul de proiect este o afacere mare și serioasă, cu diplome avansate și certificări dedicate subiectului. Dacă nu sunteți un PM certificat, este ușor pentru un proiect - și pentru echipa sa afiliată - sub supravegherea dvs. să vă spirați de sub control, să vă lăsați de pe traseu și să vă transformați într-o mizerie complet dezorganizată. Cum îți menții proiectul în curs, dacă nu știi nimic despre managementul proiectului?

Chiar acest lucru mi s-a întâmplat acum câțiva ani la o organizație mică. Mi s-a cerut să administrez mai multe reproiectări și relansări de site-uri (am fost angajat ca editor). Membrii echipei au inclus câțiva membri ai personalului intern, precum și destul de mulți contractori externi și câțiva voluntari neplătiți. Și nu știam nimic despre managementul de proiect.

Sunt o persoană extrem de organizată, motiv pentru care m-am ocupat de gestionarea proiectelor în primul rând. Dar organizarea personală nu este aceeași cu managementul de proiect, iar primul meu proiect a ajuns la un început groaznic. M-am simțit oribil în acest sens, iar lipsa mea de încredere nu face decât să înrăutățească. Sigur, știam să colectez informații, să redactez un program și să le difuz tuturor părților implicate, dar habar nu aveam ce altceva trebuia să fac.

În cele din urmă, am îndreptat proiectul și l-am obținut bineînțeles, dar nu a fost simplu. Sunt atât de multe lucruri pe care mi-aș dori să le știu atunci despre modul de organizare și gestionare a unui proiect.

Pentru toți cei care nu observă suflete care trebuie să gestioneze proiectele în mod involuntar, am colectat o anumită înțelepciune de la managerii de proiect profesioniști și am împărtășit și câteva sfaturi pe care le-am învățat. Toate aceste sfaturi sunt scrise într-un limbaj simplu, fără jargon PM și îndreaptă spre cele mai bune practici generale, tactice și practice.

Asigurați-vă că frecvența de întâlnire funcționează pentru toate părțile. În funcție de dimensiunea proiectului și cât de bine merge, frecvența întâlnirii (sau apelul, pentru echipele separate geografic) va varia. Întâlnirile sau apelurile săptămânale sunt adesea norma, în special la pornire, însă frecvența depinde de mărimea și calendarul proiectului și trebuie să fie agreabilă și valoroasă pentru toate părțile. - Tom Thrash, manager de proiect la Aptara

Faceți întâlnirile să conteze. Aveți o agendă, respectați agenda și terminați mai devreme. Irosirea timpului unei echipe de proiect este una dintre cele mai rapide modalități de a pierde încrederea unei echipe. Dacă este o întâlnire de stare, asigurați-vă că rămâne o ședință de stare și nu devine o sesiune de gripe sau o ploaie de creier. Iar acordarea câtorva minute de timp care au fost deja alocate este o modalitate rapidă de a comunica că respectați echipa și timpul. - Bill Sanders, director general la Roebling Strauss, Inc. (un proiect digital și consultanță în management)

Alegeți instrumentele de întâlnire potrivite. Când întâlnirile telefonice săptămânale cu un contractant din afara site-ului s-au dovedit improductive, am adăugat o foaie de calcul Google Drive la mix. A arătat o listă de bug-uri pe care le-am identificat într-un proiect și o evaluare a importanței pe care am crezut că trebuie să o rezolve. Contractorul și cu mine am editat în colaborare acel document, în timp ce vorbim la telefon. Uneori, chiar ar rezolva mici probleme chiar atunci și acolo. Găzduirea de „întâlniri de lucru”, unde lucrările se realizează în timpul întâlnirii în sine, a devenit de atunci un plus neprețuit pentru lista mea de sugestii de modalități de a menține un proiect în mișcare. Folosind instrumente de colaborare în timp real, sisteme de conferințe video și întâlniri vechi, față în față, laptop-la-laptop sunt toate opțiunile. -Jill Duffy

Dacă „totul este în regulă”, continuă să săpați. Înregistrările sunt de neprețuit. De foarte multe ori, găsesc o întâlnire la check-in ca răspuns la „totul este în regulă”. Atunci am găsit răspunsuri de urmărire de genul: „Este minunat să aud, dar, într-adevăr, nu există probleme deloc?” vă poate face să ieșiți în evidență și unde puteți obține feedback pe care îl puteți utiliza. Această întrebare de urmărire duce adesea la răspunsuri la „Păi, da, X s- a mișcat frumos, dar a existat acest mic Y care m-a frecat în mod greșit”. Există multe persoane cărora pur și simplu nu le place să se plângă, așa că este de datoria managerului de proiect să sape mai adânc. - Tom Thrash

Nu trage niciodată mesagerul. Când lucrurile nu merg bine, și nimeni nu vrea să transmită veștile proaste. Dacă sunteți cunoscuți că ați reacționat la vești proaste cu orice altceva decât pozitiv, "Mulțumesc foarte mult pentru că mi-ați adus acest lucru. Acum cum rezolvăm asta?" aproape că garantezi că nu vei primi niciodată vești proaste mai devreme. Iar obținerea timpurie a veștilor proaste vă oferă mult mai mult timp pentru a rezolva problemele și pentru a reduce impactul negativ asupra proiectului. - Bill Sanders

Lasă-i pe alții să creadă că sunt sub control. Cred că este nevoie de ceva condiment, dar un lucru pe care l-am găsit valoros este învățarea de a controla în timp ce îi las pe alții să creadă că conduc. Mulți vor să simtă că dețin controlul și este în regulă, dar premierul trebuie să înțeleagă că, în final, sunt responsabili de modul în care se derulează proiectul. - Tom Thrash

Cereți utilizatorului să definească criteriile de calitate. Fiecare furnizor are un utilizator, fie că este un alt membru al echipei sau un eventual utilizator final. Înainte ca proprietarii acestei livrări să poată estima cu exactitate timpul și resursele necesare pentru finalizarea acesteia, trebuie să știe cum se va măsura livrarea pentru calitate și completitudine. Indiferent dacă aceasta are forma unei specificații tehnice complete sau a unei fișe de lucru pentru criterii de calitate a unei pagini, utilizatorul ar trebui să o definească în avans. Este una dintre cele mai simple tehnici de gestionare a riscurilor disponibile. - Bill Sanders

Instrumente pentru managerii de proiecte

În afară de cele mai de bază instrumente de afaceri multifuncționale, cum ar fi Excel și Outlook, PM-urile publicitare ar putea constata că software-ul specializat de gestionare a proiectelor îi îndeamnă de fapt către cele mai bune practici prin intermediul funcțiilor integrate. Atribuirea responsabilității, estimarea timpilor de finalizare a sarcinilor și menținerea comunicării pot fi mai ușor de reținut, dacă există un instrument care vă conduce prin mișcări. Iată câteva pe care le puteți folosi pentru proiecte mari și mici:

Asana este într-adevăr un manager de sarcini, dar acceptă mai mulți utilizatori, este extrem de flexibil și poate dubla cu ușurință ca o aplicație ușoară de gestionare a proiectelor.

Basecamp, alegerea redactorilor noștri, este un software de management de proiect utilizat în multe organizații mari. O versiune gratuită este o opțiune inteligentă și flexibilă pentru echipele cu mijloace mult mai mici, atât timp cât nu au nevoie de stocare conectată.

Huddle este un „instrument de colaborare în conținut cloud”, potrivit companiei, ceea ce înseamnă că vă oferă un loc unde să puneți documente online și să colaborați în jurul lor. În timp ce Huddle a fost anterior o aplicație PM, acum este proiectată pentru a fi utilizată împreună cu alte programe de gestionare a proiectelor. Acesta tinde să fie folosit de profesioniștii de marketing mai mult decât oricine altcineva.

LiquidPlanner (29 dolari pe membru pe lună) are o forță majoră: aduce programarea pe pământ. În loc să ceară utilizatorilor să introducă date soft atunci când cred că se va lucra, LiquidPlanner permite programării PM-urilor în funcție de prioritate. Este un alt mod de a gândi și de a lucra, dar poate funcționa pentru tine.

Există multe alte instrumente pentru a utiliza sau coopta atunci când gestionați un proiect, iar uneori cele mai simple obțin treaba mai eficient decât cele robuste, cu caracteristici complete. Dacă aveți un sfat extraordinar de împărtășit cu privire la gestionarea proiectelor sau a unui program de recomandat, lăsați un comentariu mai jos.