Cum să vă protejați documentele Microsoft Word

Ați scris un document important sau sensibil în Microsoft Word. Și doriți să îl păstrați privat sau cel puțin sigur. Poate că doriți să vă asigurați că doar dvs. și anumite persoane o puteți citi sau edita. Poate doriți să restricționați tipurile de modificări pe care cineva le poate aduce documentului. Poate doriți să vă asigurați cititorilor documentului că aceasta este versiunea finală. Puteți face toate astea și multe altele dacă știți ce instrumente să utilizați în Word și cum să le utilizați.

Cea mai recentă versiune de Office Microsoft din Microsoft Word oferă mai multe opțiuni pentru securizarea documentului. Puteți seta un document care să se deschidă în modul numai în citire pentru a preveni modificările accidentale. Puteți cripta documentul astfel încât nimeni să nu-l poată accesa fără parola corectă. Puteți limita conținutul care poate fi editat într-un document și modul în care acesta poate fi editat. Puteți adăuga o semnătură digitală pentru a vă asigura că nimeni nu poate face legătura cu documentul. Și puteți marca un document ca final, astfel încât oamenii să știe că acesta nu a fost schimbat de când l-ați salvat ultima dată.

Pentru aceste trucuri, folosesc cea mai recentă versiune de Office 365 a Word. Opțiunile pe care le acoper aici funcționează practic la fel în Word 2016, 2013 și 2010. Cu toate acestea, capacitatea de a marca un document ca fiind final și de a-l face numai citit sunt două opțiuni separate în Word 365 și o singură opțiune combinată în celelalte versiuni. de Cuvânt.

Protect Document

Pentru a începe, deschideți un document în Microsoft Word pe care doriți să îl protejați. Faceți clic pe meniul File și apoi faceți clic pe butonul pentru a proteja documentul. Din meniul Protect Document, selectați prima opțiune pentru a deschide întotdeauna doar citire .



Numai citit

Salvați documentul și apoi redeschideți-l. Cuvântul luminează un mesaj potrivit căruia autorul ar dori să îl deschideți doar în citire, cu excepția cazului în care trebuie să faceți modificări. Faceți clic pe Da pentru a deschide documentul în modul numai de citire. Desigur, oricine poate spune nu și deschide documentul în modul de editare. Scopul este de a facilita deschiderea documentului ca doar citit pentru a atenua șansele de a face schimbări neintenționate.



Criptați cu parola

Pentru a dezactiva opțiunea numai de citire, deschideți documentul în modul de editare. Faceți clic pe meniul File și selectați Protect Document. Din meniul Protect Document, selectați opțiunea pentru Open Open Read-Only . Rămâneți la același ecran și faceți din nou clic pe butonul Protect document. De data aceasta, selectați opțiunea de criptare cu parolă .



Crează o parolă

În fereastra Encrypt Document, creați o parolă și faceți clic pe OK. Asigurați-vă că utilizați o parolă complexă, dar memorabilă. Dacă uitați parola, Microsoft nu oferă nicio modalitate de a o recupera sau reseta, ceea ce înseamnă că nu veți putea accesa documentul. Introduceți din nou parola pentru a o confirma. Faceți clic pe OK.

Resetați și închideți documentul. Redeschide-l. Tastați parola pentru a accesa documentul. Faceți clic pe OK.



Eliminați parola

Pentru a elimina parola, faceți clic pe meniul Fișier și selectați Protect document. Faceți clic pe opțiunea Criptare cu parolă . În fereastra Encrypt Document, ștergeți punctele care vă ascund parola. Faceți clic pe OK. Resetați și închideți documentul. Data viitoare când îl deschideți, nu vi se va cere nicio parolă.



Restricți editarea

Faceți clic pe meniul File și reveniți la butonul Protect Document. Selectați opțiunea Restrict editare .

Apoi, documentul dvs. afișează un panou Restrict Editing în dreapta pentru formatare și restricții de editare. Aici, puteți oferi oamenilor permisiunea de a citi documentul dvs., precum și de a selecta ce pot edita și cum.



Restricții de formatare

Bifează caseta pentru a Limita formatarea la o selecție de stiluri pentru a împiedica oamenii să modifice formatarea documentului prin funcția de stiluri Word. Faceți clic pe linkul pentru Setări. În fereastra pop-up Restricții de formatare, toate stilurile sunt permise implicit. Puteți păstra așa cum este, să-l schimbați la Minimul recomandat sau să îl schimbați în Nimeni. Dacă nu sunteți sigur ce setare să alegeți, alegeți-l pentru Minimum recomandat.

Puteți verifica, de asemenea, oricare dintre cele trei opțiuni de la Formatare pentru a permite AutoFormat să înlocuiască restricțiile, să blocheze capacitatea de a schimba teme sau să blocheze posibilitatea de a comuta seturi QuickStyle. Dacă nu sunteți sigur, lăsați neschimbate aceste trei setări. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra Restricții de formatare.



Editarea restricțiilor

În Editare restricții, bifați caseta pentru a permite numai acest tip de editare în document. Faceți clic pe meniul derulant de dedesubt. Acum puteți alege dintre patru opțiuni: Modificările urmărite activează modificările Track pentru orice cititor al documentului dvs. și restricționează toate celelalte tipuri de editare; Comentarii permite cititorilor să insereze comentarii în documentul dvs., dar nu face alte modificări; Completarea formularelor permite cititorilor să completeze formularele pe care le-ați creat, dar să nu modifice acele formulare; și Fără modificări (doar citire) pune documentul în modul numai de citire, astfel încât nu se pot face modificări. Selectați opțiunea dorită.



excepţii

Dacă bifați opțiunea pentru comentarii sau fără modificări (numai în citire), puteți crea excepții pentru ca oricine să poată edita anumite părți ale documentului. În secțiunea Excepții, bifați caseta pentru Toți și selectați orice părți ale documentului pe care doriți ca oricine să le poată edita.



Asigurarea protecției

În cele din urmă, faceți clic pe opțiunea Da, Începeți să efectuați protecția . Tastați și apoi repetați o parolă și faceți clic pe OK. Resetați și închideți documentul. Redeschide-l. Controalele de editare de pe Panglică sunt acum gri. Faceți clic în orice secțiune a documentului pe care ați permis-o pentru editare, iar controalele devin accesibile.



Dezactivați protecția

Pentru a opri protecția, faceți clic pe fila Revizuire și faceți clic pe pictograma pentru Editare restricționată. Faceți clic pe butonul Opriți protecția din partea inferioară a panoului Restricționează editarea. Tastați parola și faceți clic pe OK. Apoi debifați opțiunile pentru formatarea și editarea restricțiilor care apar în partea dreaptă sus.



Adăugați o semnătură digitală

Faceți clic pe meniul File și reveniți la butonul Protect Document. Selectați opțiunea pentru a adăuga o semnătură digitală . Acest lucru le spune persoanelor care au citit documentul dvs. că dvs. și nimeni altcineva nu l-ați semnat, ceea ce indică faptul că ați fost ultima persoană care a revizuit-o și a-l salva.



Certificat de semnare

Pentru a crea o semnătură digitală, veți avea nevoie de un certificat de semnare. Prima dată când faceți acest lucru, Word clipește mesajul: „Pentru a semna un document Microsoft Office aveți nevoie de o semnătură digitală, doriți să obțineți unul de la un partener Microsoft acum?” Faceți clic pe Da. O pagină de asistență Microsoft apare pentru a vă ajuta să găsiți un ID digital. Încercați legăturile pentru diverși furnizori pentru a obține un ID digital. Apoi, faceți clic pe linkul de pe pagina web pentru a adăuga sau elimina o semnătură digitală în fișierele Office. Parcurgeți pagina în jos pentru a afla cum să adăugați o semnătură digitală.

După ce aveți ID-ul digital, reveniți la butonul Protect Document și faceți din nou clic pe opțiunea Adăugare semnătură digitală . În fereastra Sign, completați câmpurile necesare și faceți clic pe butonul Sign. Vi se poate solicita să confirmați semnătura digitală. Faceți clic pe OK.

Documentul dvs. este acum semnat digital și făcut numai în citire. Word explică faptul că documentul a fost semnat și marcat ca final și că, dacă cineva îl alterează, semnăturile devin invalide. Oricine deschide documentul va vedea avizul semnăturii tale digitale.



Marcați ca finală

În cele din urmă, dacă nu poți sau nu vrei să folosești o semnătură digitală, poți totuși să marchezi documentul ca final. Faceți clic pe meniul File și reveniți la butonul Protect Document. Selectați opțiunea pentru a marca ca finală .

Un mesaj pop-up vă spune: "Acest document va fi marcat ca final și apoi salvat." Faceți clic pe OK. Un alt mesaj apare și vă spune: "Acest document a fost marcat ca final pentru a indica faptul că editarea este completă și că aceasta este versiunea finală a documentului. Când un document este marcat ca final, proprietatea status este setată pe" Final "și tastarea, editarea comenzilor și marcajele de verificare sunt dezactivate. Puteți recunoaște că un document este marcat ca final atunci când pictograma Marcare ca finală apare în bara de stare. " Faceți clic pe OK.



Editează Oricum

Când cineva deschide documentul, apare un mesaj în partea de sus: "MARKED AS FINAL. Un autor a marcat acest document drept final pentru a descuraja editarea." Apare, de asemenea, un buton Edit Anyway. Dacă cineva face clic pe acel buton, el sau ea pot încă edita și salva documentul. Dar atunci documentul vă va arăta ca autor și cealaltă persoană ca cel care l-a modificat ultima dată. Așadar, scopul final aici nu este să oprești pe cineva să editeze documentul, ci să le spui cititorilor că documentul este final și că ar trebui să apară atât ca autor, cât și ca persoana care l-a modificat ultima dată.