Cum să partajați fișierele Google Drive

Ați creat un fișier în Google Drive pe care doriți să îl partajați cu alte persoane. Nici o problema. Unul dintre punctele forte ale software-ului este capacitatea sa de a juca frumos cu ceilalți.

De fapt, există atât de multe modalități de a partaja Google Docs, foi și diapozitive, încât procesul poate fi confuz. Doriți ca alți oameni să poată edita fișierul sau doar să-l vizualizeze? Trebuie să le oferiți acces la versiunea live sau statică a documentului? Opțiunile dvs. de partajare vor varia în funcție de răspunsurile la aceste întrebări.

Google Drive este alcătuit din mai multe programe, inclusiv documente pentru procesarea cuvintelor, foi pentru foi de calcul și diapozitive pentru prezentări. Procesul de partajare în cadrul fiecărui program este destul de similar; mai jos ne vom concentra pe Google Docs.

Puteți accesa Google Docs de câteva moduri: site-ul web Google Docs din browserul dvs.; programul Google Backup and Sync pe computer; sau aplicațiile Google Docs pentru iOS sau Android.

Partajează un document live

Tocmai ați creat și a completat un document și acum doriți să îl împărtășiți. În acest caz, doriți să partajați documentul live cu una sau mai multe persoane. Faceți clic pe butonul Share din colțul din dreapta sus (sau faceți clic pe meniul File și selectați Share).



Adăugați Destinatari

Introduceți un contact Google sau adresa de e-mail a persoanei cu care doriți să partajați fișierul; puteți partaja un fișier cu până la 200 de persoane sau grupuri. Faceți clic pe săgeata derulantă și alegeți dacă doriți ca persoana sau persoanele să poată edita documentul, să insereze comentarii în el sau să îl vizualizeze doar. Puteți adăuga, de asemenea, o notă la invitația de e-mail. Faceți clic pe Trimite.

Dacă persoana are un cont Google, e-mailul dvs. este trimis. Dacă destinatarul nu are un cont Google, vi se oferă două opțiuni. Puteți trimite o invitație, caz în care persoana are 14 zile pentru a vă conecta cu un cont Google pentru a edita, comenta sau vizualiza documentul.

În mod alternativ, puteți crea și trimite o legătură la documentul dvs., caz în care destinatarul dvs. poate vizualiza documentul fără un cont Google, dar nu poate edita sau comenta în el.



Primirea unei invitații

Pe celălalt capăt, destinatarul îți deschide e-mailul și dă clic pe butonul pentru a deschide în documente. Dacă persoana are un cont Google, i se solicită să se conecteze la ea pentru a edita, comenta sau vizualiza documentul dvs. în Google Docs.

Dacă persoana nu are un cont Google și ați ales opțiunea de a trimite linkul, documentul se deschide în Google Docs unde persoana poate să-l citească, dar să nu-l comenteze sau să îl editeze. Acea persoană nu poate solicita comentarii sau modificări de acces decât dacă are un cont Google.

Dacă persoana are un cont Google și accesează documentul cu permisiunea de a-l edita, el sau ea pot face clic pe butonul care spune Editare în colțul din dreapta sus și să modifice opțiunea pentru a Sugera sau a vizualiza. Dacă persoana accesează documentul cu permisiunea de a comenta în el, el sau ea pot face clic pe butonul care spune Sugestie și schimba opțiunea la Vizualizare.



Obțineți un link partajabil

Pentru a distribui un link direct către document în loc să trimiteți invitații, faceți clic din nou pe butonul Share și apoi faceți clic pe opțiunea „Obțineți un link partajabil”. Această opțiune este utilă dacă doriți să partajați documentul cu mai multe persoane în orice moment, cum ar fi aruncarea într-un canal Slack.



Alegeți Permisiunile

Faceți clic pe meniul derulant pentru "Oricine are linkul poate…" pentru a alege permisiunile corespunzătoare. Aici, puteți oferi destinatarilor posibilitatea de a edita, comenta sau vizualiza.



Copiază linkul de partajare

Faceți clic pe butonul pentru a copia linkul. Acum puteți insera legătura într-o altă aplicație pentru a partaja documentul. Destinatarii trebuie doar să facă clic pe link pentru a avea acces la document, dar din nou, va trebui să se conecteze cu un cont Google în termen de 14 zile pentru a edita sau a comenta.



Fără conectare Google

Ce se întâmplă dacă doriți ca oamenii să poată edita sau să comenteze în document fără a fi nevoie să se conecteze la Google? Faceți clic din nou pe butonul Share. Faceți clic pe meniul derulant pentru „Oricine are linkul poate…” și faceți clic pe Mai mult.



Opțiuni de partajare a linkului

Acum puteți juca cu trei opțiuni pentru partajarea linkurilor. Prima opțiune pentru Public on the Web permite oricui să acceseze documentul dvs. pe Web prin link-ul potrivit. Puteți seta permisiunile pentru a limita alți utilizatori să editeze, să comenteze sau să vizualizeze pur și simplu documentul. În funcție de permisiunile pe care le alegeți, destinatarii pot edita, comenta sau vizualiza documentul fără a fi nevoie să vă conectați la Google.

A doua opțiune pentru oricine are legătura permite oamenilor să acceseze documentul dvs. dacă cunosc adresa URL a acestuia. Această opțiune este puțin mai sigură decât prima, în funcție de cât de mult anticipezi ca link-ul să fie partajat.

A treia opțiune pentru Oprit dezactivează Partajarea linkurilor, astfel încât doar persoanele pe care le invitați direct să poată accesa documentul.



Opțiuni avansate de partajare

În continuare, cum puteți partaja mai ușor legătura cu documentul sau puteți elimina distribuirea cu totul? Faceți clic pe linkul pentru Advanced.



Opțiuni de partajare și permisiuni

Aici, puteți partaja linkul prin Gmail, Google+ (deocamdată), Facebook sau Twitter. Puteți revizui permisiunile pentru oricine ați împărtășit fișierul sau puteți elimina complet orice persoană din partajarea fișierului. Puteți verifica, de asemenea, o opțiune pentru a împiedica editorii să schimbe accesul și să adauge persoane noi și să dezactivați opțiunile de descărcare, tipărire și copiere pentru comentatori și spectatori.



Publicați pe Web

Încă nu am terminat. Există mai multe trucuri de partajare pe mânecă Google. Faceți clic pe meniul File și selectați Publicare pe Web.



Setare la publicare

La fereastra Publicare pe web, faceți clic pe săgeata în jos pentru Conținut și setări publicate. Puteți decide dacă doriți ca documentul dvs. public să fie actualizat de fiecare dată când faceți o modificare. În mod implicit, documentul dvs. va fi publicat ca o pagină web dedicată. Faceți clic pe Publicați și răspundeți da, atunci când Google vă întreabă dacă sunteți sigur.

De asemenea, puteți alege să încorporați documentul, dacă doriți să generați cod care vă permite să îl încorporați într-o pagină web existentă. Apoi copiați codul încorporat.



Pagina web publicată

Documentul dvs. este publicat ca o pagină web accesibilă oricui are linkul.



Nu mai publicați

Pentru a dezactiva documentul ca pagină web, faceți clic pe butonul care spune Opriți publicarea.



E-mail ca atașament

În cele din urmă, puteți trimite documentul dvs. prin e-mail în oricare dintre mai multe formate. Faceți clic pe meniul Fișier și selectați E-mail ca atașament.



Schimbă formatul fișierului

În fereastra de e-mail ca atașare, faceți clic pe meniul derulant pentru Atașați ca. Puteți opta pentru a trimite documentul dvs. ca PDF, document Word, fișier text bogat, pagină HTML, fișier text simplu sau Open Document. Puteți alege, de asemenea, să introduceți documentul în e-mailul propriu-zis.