Video: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (Noiembrie 2024)
Utilizatorii de afaceri s-au obișnuit cu Outlook. Clientul de e-mail pentru cei peste un miliard de utilizatori Microsoft Office de pe planetă a devenit a doua natură. Dar unele companii descoperă că le economisește bani și întreținere pentru a permite Google să-și găzduiască email-urile, calendarele și contactele, chiar dacă acest lucru înseamnă că o terță parte va avea acces la conținutul de e-mail și anunțurile afișate vizate vor apărea în inbox. Dacă ați putea utiliza Outlook cu Google Apps Mail (într-adevăr doar Gmail), nu trebuie să vedeți aceste reclame și veți primi un panou de previzualizare, sortare inbox, formatare bogată, opțiuni cu clic dreapta, conector social și majoritatea celelalte instrumente pe care le oferă Outlook.
Din fericire, Google Apps Sync pentru Microsoft Outlook vă permite să profitați de majoritatea instrumentelor Outlook, dar numai pentru Outlook 2010 până acum. Dacă executați Office 2013, vă puteți conecta în continuare la un cont Gmail prin IMAP, dar acest lucru vă va primi doar e-mail, nici calendare, sarcini sau contacte. Folosind Apps Sync, Gmail emulează o versiune limitată a unui server Microsoft Exchange. Obțineți majoritatea lucrurilor importante - contactele, evenimentele din calendar, sarcinile și notele Outlook. Dar unele lucruri nu vor fi sincronizate, cum ar fi schițe, date de urmărire și mementouri, reguli, semnături, formatare bogată a textului, chitanțe de livrare, atașamente de calendar, mementouri de sarcini și intrări în jurnal. Există o listă exhaustivă a ceea ce este și nu este sincronizat în acest PDF din Google.
Dacă puteți trăi cu aceste limitări și compania dvs. a făcut trecerea la Google Apps, atunci utilizarea Outlook cu noul dvs. serviciu de comunicare este o simplă problemă a instalării și rulării Apps Sync. Este compatibil cu Windows 7, Vista, XP și Outlook 2003, 2007 și 2010. Rețineți că nu a fost actualizat nici pentru Windows 8, nici pentru Outlook 2013, versiunea inclusă cu Office 365. Iar utilizatorii Apple Mac ai Outlook 2011 sunt destul de norocos. Am contactat Google despre acest lucru și vom actualiza acest articol atunci când există progrese. Puteți obține aici. Această descărcare vă oferă de fapt două utilități - pe lângă Apps Sync, veți obține și migrația Google Apps pentru Microsoft Outlook, care, după cum sugerează și numele său, vă permite să mutați datele dvs. Outlook existente în Google Apps. Puteți descărca separat instrumentul de migrare de aici.
După ce ați descărcat utilitarul, asigurați-vă că Outlook nu funcționează și apoi apăsați butonul Descărcați sincronizarea Google Apps - va instala software-ul automat după ce faceți clic pe un dialog de control al contului de utilizator.
În continuare, veți vedea un mic dialog care vă va cere să vă conectați la contul dvs. Google Apps. Acesta este același login pe care îl utilizați pentru aplicațiile Google sau pentru contul dvs. Gmail corporativ.
După conectarea cu succes, veți vedea un dialog destul de complicat cu casetele de selectare pentru a specifica ce puteți importa. Acesta este de fapt un pic confuz: partea de sus a dialogului spune „Creați un profil Google Apps în Microsoft Outlook”, care este o problemă separată de la import. Dacă aveți un serviciu de poștă preexistent pe care l-ați folosit cu Outlook, veți dori să bifați caseta de selectare de sus pentru a vă păstra mesajele anterioare, contactele, calendarele și notele.
Puteți verifica și debifa separat oricare dintre aceste subcategorii dacă nu doriți să păstrați totul. În special, probabil că veți dori să debifați e-mailurile șterse și cele nesecate, care sunt verificate implicit. În mod opțional, dialogul vă permite să trimiteți datele de utilizare către Google pentru a le ajuta cu asigurarea calității lor. Există încă o opțiune, afișată atunci când faceți clic pe Advanced - Dezactivați AutoArchive. Acest lucru este verificat în mod implicit și înseamnă că Google va păstra copii ale tuturor mesajelor dvs. vechi.
Apoi, faceți clic pe butonul Creare profil. Dacă instalarea a decurs corect, veți vedea o casetă de mesaje în acest sens. Caseta de mesaje vă arată de asemenea cum instrumentul adaugă o pictogramă în tava de sistem Windows și oferă un buton care pornește Outlook.
Când porniți Outlook, veți vedea caseta de mesaje Stare de sincronizare și aplicația dvs. Outlook va deveni completată cu toate folderele și noile e-mailuri. Până la 1 GB vor fi descărcate pe mașina dvs. locală, cu excepția cazului în care modificați limita din opțiunea Setare dimensiune cutie poștală a pictogramei.
Fereastra de dialog Stare se deschide de atunci de fiecare dată când porniți Outlook, cu excepția cazului în care debifați caseta de selectare unică din partea de jos: „Deschideți această fereastră când începe Microsoft Outlook”. Recomand să debifați acest lucru pentru a împiedica acest dialog de distragere să apară tot timpul; puteți să o apelați întotdeauna înapoi din pictograma tăvii. Este posibil să fie necesar să faceți acest lucru dacă observați lipsă de e-mail, articole din calendar sau contacte. Fiecare categorie de sincronizare include o legătură de re-sincronizare care poate doar vindeca bolile.
Acum sunteți gata să începeți să folosiți Outlook așa cum aveți întotdeauna! Pentru mai multe detalii despre Google pentru piața de mesagerie corporativă, citiți recenzia noastră completă a aplicațiilor Google. Pentru mai multe despre Outlook, citiți recenzia noastră despre Microsoft Office.
