Organizați-vă: cum să lucrați cu istoricul reviziilor în documentele Google

Un avantaj al utilizării Google Docs este că îți salvează întotdeauna automat munca. Un alt lucru este că Google păstrează un istoric al tuturor modificărilor pe care le faceți unui document. Deoarece aveți acces la istoricul versiunilor dvs. în Google Docs, puteți restaura o versiune mai veche a unui fișier sau puteți face o copie a unei versiuni anterioare și puteți să o rotiți într-un alt proiect.

Rețineți că puteți vedea și regăsi versiunile anterioare ale fișierelor numai dacă aveți permisiunea de editare. Dacă cineva împărtășește un fișier cu dvs. și vă oferă permisiunea de numai citire, nu veți putea vedea istoricul acestuia. Rețineți, de asemenea, că versiunea de business a Google Docs se numește G Suite; aceste sfaturi ar trebui să funcționeze pentru oricare versiune.

Iată cum funcționează.

Cum să vedeți versiunile mai vechi ale unui document Google

Puteți vedea o listă cu istoricul reviziilor pentru orice document Google în trei moduri.

1. Din meniu, alegeți Fișier> Istoricul versiunilor> Vedeți Istoricul versiunilor.

2. Utilizați comanda rapidă Windows Ctrl + Alt + Shift + H sau Comandă + Opțiune + Shift + H pe macOS.

3. Faceți clic pe grupul de cuvinte subliniate chiar în dreapta meniului Ajutor. Aceste cuvinte se schimbă în funcție de starea fișierului. Când lucrați activ la un document, se scrie „Salvare…” și aceasta este singura dată când nu puteți da clic pe el. În caz contrar, se spune: „Toate modificările salvate în Drive” sau „Ultima modificare a fost făcută”, urmată de dată. Faceți clic pe oricare dintre acestea și va apărea istoricul versiunilor.

O listă cu istoricul documentului dvs. apare într-o nouă coloană din dreapta. Versiunile individuale sunt prăbușite sub un antet pentru fiecare dată. Extindeți oricare dintre ele pentru a vedea mai multe granularități în schimbări.

Pentru a reveni la versiunea curentă, faceți clic pe săgeata Înapoi din stânga sus a ferestrei.

Fiți conștient de faptul că este posibil să nu aveți un istoric perfect, după cum Google precizează în documentația sa că „revizuirile pentru fișierul dvs. pot fi uneori combinate pentru a economisi spațiu de stocare”.

Cum să restaurați o versiune a unui document Google

După ce ai acces la istoricul de versiuni al unui document Google, poți restaura orice versiune anterioară. Din lista de versiuni care apare în partea dreaptă, trebuie doar să faceți clic pe fișierul pe care doriți să îl deschideți.

În partea de sus a ferestrei apare un buton albastru mare care scrie „Restaurați această versiune”. Dacă restaurați versiunea selectată, păstrați în continuare toate celelalte versiuni, chiar și cele care au fost create după cea selectată în prezent.

Cum se face o copie a unei versiuni anterioare a unui document Google

Pe lângă restaurarea unei versiuni vechi a unui fișier, puteți face o copie a acestuia. Realizarea unei copii vă permite să derulați rapid versiuni diferite ale aceluiași fișier. De exemplu, este un truc grozav atunci când solicitați locuri de muncă și doriți să faceți fiecare CV-ul și scrisoarea de întâmpinare unică, dar nu doriți să începeți de la zero de fiecare dată.

Pentru a face o copie, deschideți istoricul fișierului, alegeți-l pe cel pe care îl doriți, faceți clic pe pictograma a trei puncte stivuite și selectați Creare copiere.

Sfaturi pentru editarea și controlul versiunilor în Google Docs

1) Numește versiunile tale

După ce știi să găsești istoricul de revizii în Google Docs, poți obține mai mult din el numind diferite versiuni. Numindu-le, puteți identifica cu ușurință versiunile pe care s-ar putea să doriți să le restaurați mai târziu sau să le derulați în alt scop. Dacă nu le redenumiți, numele implicit va fi ora și data ștampilării. Le puteți redenumi folosind una dintre aceste metode:

• Deschideți istoricul versiunilor, faceți clic pe pictograma cu trei puncte și selectați Numeți această versiune.
• Din meniu, alegeți Fișier> Istoricul versiunilor> Nume versiunea curentă.

2) Urmăriți modificările din documentele Google

În partea dreaptă sus a barei de meniu se află un buton de meniu care spune Editarea în mod implicit. Faceți clic pe el și apar două opțiuni noi: Sugestie și vizualizare.

Când comutați la Sugestie, acesta permite în mod esențial modificările de urmărire a documentului. Când îl utilizați și colaboratorii dvs., Google Docs vă salvează întregul material nou și se modifică ca sugestii. Ele apar într-o culoare diferită pentru a le face ușor vizibile. Puteți să le acceptați sau să le respingeți unul câte unul sau în masă .

3) Folosiți Instrumentul de comentarii pentru întrebări și discuții

Scriitorii și redactorii învață adesea modul în care punerea comentariilor în linie cu materialul produs înseamnă că poate fi publicat accidental cu copia finală. Google Docs are un instrument de comentarii care permite autorilor și editorilor să discute conținutul fără a pune cuvinte inutile pe pagină. Vei fi recunoscător că l-ai folosit.

4) Utilizați @ Messaging

Atrage atenția cuiva asupra unei editări sau comentarii folosind @ mesagerie - sau poate ar trebui să spun + mesagerie, deoarece Google folosește un simbol diferit ca majoritatea altor aplicații. De fapt, dacă tastați @ în loc de +, Google îl schimbă pentru dvs.

Pentru a semnaliza atenția cuiva, creați un comentariu, apoi tastați un semn plus (+), urmat de numele sau adresa de e-mail a persoanei. Google sugerează automat cea mai apropiată potrivire din Contacte. Dacă persoana nu se află încă în Contacte, introduceți adresa de e-mail. Luați-vă timpul și obțineți-l imediat înainte de a intra pe enter. Orice ai tasta se adresează persoanei respective prin e-mail imediat, împreună cu un link către document. Dacă faceți modificări la comentariu, persoana respectivă primește alerte despre acestea. Așadar, scuteste-le de spam și gândește-te prin comentariile tale înainte de a apăsa Enter.

5) Scrieți și editați offline în Google Docs / Drive

Știați că puteți utiliza Google Docs chiar și atunci când computerul sau dispozitivul mobil nu este conectat la internet? Poti. Colegul meu Eric Ravenscraft a scris un articol întreg despre modul de configurare offline Google Drive, completat cu instrucțiuni pas cu pas.

6) Dezactivați alertele prin e-mail

Dacă utilizați G Suite pentru a scrie și edita mult, obținerea unui e-mail pentru fiecare modificare a unui document poate fi o problemă. Iată cum dezactivați aceste notificări. Accesați Google Drive. Faceți clic pe pictograma roată din dreapta sus și deschideți setările. În partea stângă, selectați Notificări, apoi debifați caseta pentru e-mail.

Instrucțiunile scurte sunt: ​​Google Drive> Setări> Notificări> Email

Mai multe sfaturi G Suite

Dacă utilizați Google Docs zilnic, învățarea câtorva dintre sfaturile noastre utile pentru G Suite vă va ajuta să economisiți timp și să fiți mai eficienți cu programul. Când știi ce poate face software-ul tău, poate deschide idei noi pentru ceea ce poți face cu munca ta.