Office 2016: mai colaborativ, dar nu chiar acolo

Aproape că nu înseamnă că Microsoft Office nu este doar cea mai populară suită de productivitate pentru birou, ci și cea mai puternică. Produse precum LibreOffice și Corel WordPerfect sunt concurenți direcți, dar nu fac parte din aceeași clasă. În schimb, concurența a venit din aplicații mobile și alternative online, în special Google Drive / Apps, care oferă o colaborare din ce în ce mai bună, împreună cu avantajele stocării de date online.

În ultimele luni, Microsoft a refuzat Office să lupte pe acele fronturi, cu o nouă versiune a suitei pentru iOS și Android, aplicații Web îmbunătățite și, cel mai recent, în Office 2016, o nouă versiune a suitei desktop, care pare concepută special pentru contracara avantajele colaborării rivalilor săi. Pe acest plan, Office 2016 are succes doar parțial; unele funcții funcționează bine, dar multe dintre funcțiile pe care le-ați dori doar nu există încă. Folosindu-l în ultimele luni, se simte foarte mult ca versiunile mai vechi ale Office - funcționează bine și este în continuare cu capul și umerii deasupra concurenței, dar nu este încă atât de colaborator pe cât ți-ai dori.

La prima vedere, Microsoft Office 2016 nu pare a fi atât de diferit de ultimele câteva versiuni de Office. Da, bara de titlu și-a schimbat culoarea, iar barele de panglici și meniurile par să fi fost modificate, astfel încât să funcționeze mai bine atunci când lucrați pe o tabletă (sau orice mașină cu ecran tactil). Dar funcțiile de bază nu s-au schimbat prea mult - comenzile sunt toate acolo unde vă așteptați să fie, formatele de fișiere sunt neschimbate, iar lucruri precum macro-urile și suplimentele sunt la fel. Cum l-am folosit în ultimele luni, în general, am găsit că funcționează bine, dar nu este o schimbare mare - până când începi să colaborezi cu alte persoane.

Într-adevăr, avantajele majore ale Office 2016 sunt caracteristicile de colaborare îmbunătățite și un control mai mare pentru IT asupra gestionării sistemului. Dintre acestea, caracteristicile de colaborare - care permit două sau mai multe persoane să lucreze împreună la un document - ies în evidență.

Versiunile anterioare ale Office aveau unele caracteristici de colaborare, dar Office 2016 duce acest lucru mult mai departe, permițându-vă să vedeți imediat modificările dintr-un document Word (în timp ce altcineva scrie). Deși acesta este un pas important, funcțiile de colaborare pentru versiunile desktop ale Excel și PowerPoint încă lipsesc, deși Microsoft a promis actualizări în următoarele câteva luni.

Editarea colaborativă este departe de o idee nouă. Este caracteristica care a făcut ca Google Docs să iasă în evidență cu ani în urmă, iar de atunci Microsoft a adăugat o serie de funcții de colaborare la Office, în special în versiunile Web de la Office Online. În acele versiuni, mai multe persoane pot edita același document, foaie de calcul sau prezentare în același timp. Aceasta este o caracteristică excelentă, utilă pentru foile de calcul în care mai multe persoane pot introduce informații pe rânduri diferite sau pot lucra împreună la un document prin editarea diferitelor secțiuni.

Din păcate, aplicațiile web nu sunt la fel de puternice ca și aplicațiile pentru desktop. Versiunile online nu au caracteristici puternice pentru formatare; de fapt, consider că formatarea în documente complexe poate fi încurcată dacă încercați să faceți modificări destul de mici la aspectul documentului (schimbarea textului nu este o problemă), iar versiunile online nu au macrocomenzi pe care mulți utilizatori avansați se bazează pe versiunea desktop. Asta nu înseamnă că versiunile Web sunt proaste, dar cu siguranță nu sunt un înlocuitor pentru versiunile desktop. Același lucru este valabil și pentru aplicațiile iOS și Android - fac o treabă bună pentru păstrarea formatării în fișierele dvs. și sunt la îndemână pe drum, dar pentru editarea serioasă și crearea de documente, sunteți mult mai bine pe desktop.

Începând cu Word 2013, Microsoft a pus la dispoziție câteva funcții de colaborare în aplicațiile desktop. În Word 2013, ați văzut o indicație că alte persoane editau documentul, dar nu puteți vedea modificările lor până când nu ați salvat (când au fost evidențiate).

În versiunea desktop a Word 2016, nu numai că vedeți o indicație despre cine efectuează modificările, dar puteți vedea aceste modificări pe măsură ce tastează. În testare, am găsit că funcționează destul de bine, deși în funcție de conexiunea dvs., modificările nu sunt întotdeauna instantanee.

Toate acestea necesită ca documentul dvs. să fie păstrat într-un depozit de documente Microsoft, cum ar fi OneDrive sau SharePoint. Aceasta va fi o limitare serioasă pentru unii oameni. În multe corporații, fișierele partajate sunt găzduite pe un server de fișiere tradițional, iar multe persoane folosesc alte servicii decât OneDrive pentru stocare și partajare. Microsoft oferă o stocare OneDrive gratuit pentru oricine, iar persoanele care cumpără produsul prin intermediul planului de abonament Office 365 au acces complet la OneDrive. Îmi place conceptul de OneDrive, dar cu siguranță am observat probleme cu sincronizarea fișierelor între un computer și OneDrive; un instrument de sincronizare de generație următoare se află acum în testarea de previzualizare și sper că acest lucru va rezolva problema în curând.

De multe ori lucrez în cadrul unui document partajat Word (stocat pe un server online SharePoint) cu informații actualizate de echipa mea. Folosim versiunea desktop completă a Word, mai degrabă decât aplicația Web, deoarece formatarea funcționează așa cum ne așteptăm. Pot vedea unde va funcționa mult mai bine când vom putea vedea modificările de tipar din Word 2016.

Dezavantajul cel mare, deocamdată, este că, în ceea ce privește aplicațiile pentru desktop, aceasta se limitează doar la Word. PowerPoint păstrează caracteristicile de co-editare care au fost în versiunea 2013 (și sunt similare cu Word 2013), în timp ce versiunea desktop Excel nu are prea multe deloc. Microsoft a spus că versiunile viitoare de Excel și PowerPoint care fac parte din Office 2016 vor dobândi o capacitate de co-editare în timp real în viitorul apropiat și că aceste actualizări vor fi disponibile pentru cei care cumpără Office pe planul anual de abonament Office 365, dar nu și pentru cei care cumpără varianta desktop independentă. Între timp, versiunile Web ale aplicațiilor continuă să ofere colaborare, ceea ce nu abordează destul de mult problema. Am aplicații în care mai multe persoane introduc date într-o versiune online a unei foi de calcul Excel, dar apoi trebuie să deschidă versiunea completă a Excel pentru formatare avansată și macro-uri.

Word, Excel și PowerPoint

O caracteristică nouă interesantă a aplicațiilor de bază este numită „Spune-mi ce vrei să faci”, care apare în bara de meniu în Word, Excel și PowerPoint. De exemplu, puteți să tastați doar „adăugați tabel” și va face acest lucru sau vă puteți direcționa către sistemul de ajutor tradițional. Mi s-a părut că este un plus frumos, dar este clar că mai există loc pentru îmbunătățiri. De exemplu, încă nu are căutare vocală (și nici nu este integrat cu Cortana pe Windows 10) și, în general, oferă diverse opțiuni de meniu, în loc să faci pur și simplu lucrurile pentru tine.

În cadrul Word, o altă caracteristică interesantă este „căutarea inteligentă”, care creează un panou de cercetare cu informații din Wikipedia și alte surse web. Trebuie doar să faceți clic pe un cuvânt sau să selectați faza, apoi să selectați căutarea inteligentă din meniul pop-up (care conține lucruri precum tăiere, copiere și lipire). Versiunile anterioare ale Word vă permit să căutați cuvinte accesând o fereastră separată a browserului și aveau un „panou de cercetare”, dar cu 2016, acesta este atât mai convenabil, cât și mai autonom.

Dacă utilizați o mașină cu un ecran tactil și un stil, acum puteți adăuga o ecuație prin desen; nu este ceva ce fac mult, dar văd unde ar putea fi util.

Cu Excel, cele mai vizibile modificări se referă la grafic, cu noi tipuri de diagrame, cum ar fi graficele Pareto și cascadă. De asemenea, adaugă câteva animații și o nouă caracteristică numită Prognoză. Funcțiile PowerPivot sunt acum încorporate, mai degrabă decât un add-on și puteți publica mai ușor date în Power BI. Acest lucru este plăcut pentru utilizatorii de energie electrică și în situații specifice, dar cred că majoritatea utilizatorilor ar fi mai bine deserviți de unele dintre caracteristicile subapreciate ale produsului, care au fost introduse în versiunile anterioare, cum ar fi selectarea unei game și atingerea control-Q pentru a crea o analiză rapidă sau alegerea meniului de inserare pentru graficele și tabelele pivot recomandate.

Programele precum Google Apps, Corel WordPerfect și LibreOffice oferă procesare de text foarte puternică în aceste zile; ele nu se potrivesc cu Word, dar sunt suficiente pentru majoritatea oamenilor. Cu toate acestea, pentru cei mai serioși utilizatori, Excel se află într-o clasă. Microsoft a făcut o sumă importantă atunci când a promis că Office 2016 nu va vedea nicio modificare în macrocomenzi sau formate de fișiere din versiunile anterioare - lucru care este foarte important, având în vedere rolul critic al Excel în multe setări corporative.

PowerPoint nu pare să se fi schimbat deloc, deși sunt promise funcțiile de colaborare. Microsoft include un instrument de prezentare diferit, numit Sway, conceput pentru a crea pagini web pe care le puteți derula pentru a acționa ca prezentări; este interesant, dar nu am găsit încă o nevoie. În mod similar, nu există multe modificări la OneNote.

Outlook și alte instrumente

Outlook are mai multe schimbări - din nou, cu accent pe colaborare - deși nu am reușit să le testez prea mult, deoarece majoritatea colaboratorilor mei încă mai rulează vechea versiune. Pentru utilizatorii de afaceri, adaugă o funcție Grupuri care vă permite să trimiteți rapid o anumită echipă într-un concept care pare foarte asemănător cu Slack și puteți vizualiza aceste conversații separat într-o aplicație mobilă. De asemenea, vă permite să partajați mai ușor fișiere și calendare pentru echipă. Acesta este un concept important și aștept cu nerăbdare să văd cu adevărat dacă va ajuta la îmbunătățirea comunicării.

Alte caracteristici noi includ facilitarea trimiterii unui link către un fișier OneDrive, mai degrabă decât trimiterea acestuia ca atașament (ceva care a fost în aplicația Web de ceva timp), precum și o caracteristică „Clutter” pentru utilizatorii de întreprindere care colectează mesaje de poștă. că nu crede că sunt spam, dar crede că ar putea avea o prioritate mai mică. Este o idee interesantă.

Deși co-autorizarea este marea caracteristică nouă, există alte câteva completări noi la suită, în special pentru clienții de afaceri. Acestea includ publicarea mai bună la PowerBI, instrumentul de business intelligence care se leagă de Excel și cea mai recentă versiune a Skype for Business. Există un instrument nou numit Delve, conceput pentru a vă ajuta să găsiți documente importante și să le partajați, iar foaia de parcurs include Office 365 Planner, un instrument pentru a ajuta echipele să își organizeze munca și pare mult mai simplu și mai ușor de utilizat decât să încercați să utilizați SharePoint sau Proiect complet, dar încă nu este disponibil. Până acum, acestea sunt idei interesante, deși nu par suficient de mature pentru majoritatea afacerilor.

În ceea ce privește compania, Office 2016 include Prevenirea pierderilor de date și suportul de autentificare multifactor, precum și o nouă opțiune de implementare numită Current Branch pentru afaceri, care permite departamentelor IT să deruleze actualizări semnificative doar de trei ori pe an, oferindu-le mai mult timp pentru testare. În conformitate cu acest plan, prima versiune a Office 2016 va fi distribuită utilizatorilor de afaceri în februarie viitoare, cu caracteristicile din versiunea generală inițială, plus noi actualizări de securitate.

Ar trebui să faceți upgrade?

Când aveți un produs la fel de omniprezent ca Office, adevărata întrebare pentru majoritatea utilizatorilor este dacă upgrade-ul merită sau nu. Dacă aveți nevoie doar de o editare de bază, versiunile gratuite pentru mobil sau o alternativă, cum ar fi LibreOffice sau Google Apps, vor satisface nevoile dvs.; nu sunt la fel de puternice, dar cu siguranță sunt mai puțin costisitoare. Dacă sunteți doar un utilizator individual Office care rareori împărtășește fișiere, nu există chiar atât de mult în această versiune; probabil că nu veți observa diferențe mari în ceea ce privește păstrarea Oficiului existent. Modelul de abonament Office 365 vă oferă versiunea actualizată, plus stocarea OneDrive, dar vechiul model de achiziție unic poate fi mai ieftin dacă nu aveți nevoie de noile funcții.

Pentru întreprinderile mici, caracteristicile suplimentare de colaborare vor fi frumoase, dar, din nou, multe dintre ele nu sunt încă coapte încă. Pentru întreprinderile cu un acord de întreprindere sau un plan de abonament, noua versiune este o actualizare mai evidentă, dar cu siguranță pot vedea argumentul pentru a aștepta până când unele dintre kink-urile din coeditare Word sunt completate sau până când Excel obține aceste funcții.

Concluzia mea este că Office rămâne cel mai puternic program din categoria sa și pare indicat în direcția corectă, dar aș dori ca unele dintre noile funcții de colaborare să fie ceva mai mature decât sunt în această versiune.

Pentru mai multe informații, consultați recenzia PCMag a Office 2016.