Pornire rapidă: configurați crm de bază în 10 pași simpli

CRM de bază este alegerea editorilor PCMag pentru software-ul CRM. Seria video prezentată este concepută pentru a vă pune în funcțiune rapid și ușor cu Base CRM. Vă parcurge toate etapele inițiale de configurare, organizare și utilizare a contului. În articol, vom descompune sarcini, cum ar fi personalizarea conductelor de vânzări, configurarea managementului de plumb și configurarea acțiunilor automatizate.

Cuprins

• Pasul întâi: Prezentare generală a tabloului de bord
• Pasul doi: Personalizarea notificărilor
• Pasul trei: Oportunități vs. Contacte
• Pasul patru: Crearea și gestionarea ofertelor
• Pasul cinci: Personalizarea conductelor de vânzări
• Pasul șase: Adăugarea câmpurilor personalizate
• Pasul șapte: Programarea numirilor
• Pasul opt Crearea și alocarea sarcinilor
• Pasul nouă de integrare a e-mailului
• Pasul 10 Configurarea acțiunilor automatizate

Prezentare generală a tabloului de bord Personalizarea notificărilor Oportunități vs. Contacte Crearea și gestionarea ofertelor Personalizarea conductelor de vânzări Adăugarea câmpurilor personalizate Programarea numirilor Crearea și atribuirea sarcinilor Integrarea e-mailului Configurarea acțiunilor automatizate

Pasul întâi: Prezentare generală a tabloului de bord

Aflați cum să utilizați tabloul de bord CRM de bază în acest scurt videoclip, inclusiv o imagine de ansamblu a activității contului, rezumatul conductelor și opțiunile de filtrare. Există trei tipuri de profiluri CRM de bază, fiecare având permisiuni diferite: User, Manager și Enterprise. Profilul de utilizator poate vedea doar propria activitate, managerul își poate vedea activitatea și cea a rapoartelor directe, iar utilizatorii întreprinderii pot vedea activitatea pentru echipe întregi.

În caz contrar, tablourile de bord arată la fel pe toate profilurile, cu conducta și rezumatul tranzacției pe partea stângă, activitatea contului în centru și sarcinile și programările din partea dreaptă. O nouă adăugare la interfața de utilizator (UI) este butonul Adăugare universal, care poate fi utilizat pentru a adăuga noi contacte, cabluri și alte înregistrări de pe orice ecran, inclusiv tabloul de bord.

Puteți vedea informații la nivel înalt despre ofertele dvs., filtrate prin conductă, precum și despre activitatea din ultimele 30 de zile, inclusiv un număr de oferte câștigate și pierdute sau marcate ca necalificate. Activitatea contului este organizată prin note, sarcini finalizate și oferte. În această coloană, veți vedea de fiecare dată când cineva adaugă o afacere nouă, contact, notă, sarcină sau schimbă starea sau stadiul unui plumb sau afacere. În cele din urmă, sarcinile și programările viitoare sunt pe partea dreaptă; sarcinile întârziate sunt afișate în roșu. Urmăriți videoclipul pentru sfaturi despre filtrarea conținutului și personalizarea tabloului de bord pentru nevoile dvs. specifice.

Pasul doi: Personalizarea notificărilor

Acest videoclip vă oferă o modalitate de gestionare a notificărilor. Există trei tipuri diferite de notificări în Base CRM: notificări prestabilite, notificări personalizate și notificări web.

Notificările prestabilite includ activități software, cum ar fi atunci când vi se atribuie o sarcină, o afacere sau o sarcină, precum și memento-uri de numire și sarcini. Există, de asemenea, notificări de sistem, cum ar fi când un import sau export este complet sau când un nou plumb este creat dintr-un formular de captare. Pentru fiecare dintre acestea, puteți opta pentru o alertă web, o alertă prin e-mail sau dezactivați notificările.

Utilizatorii pot crea notificări personalizate legate de clienți, contacte și oferte. Pentru fiecare, alegeți mai întâi un filtru, cum ar fi oportunitățile care aparțin unor echipe sau utilizatori anume sau o afacere care se află într-o anumită etapă. Apoi alegeți un declanșator. De exemplu, poate doriți să primiți o alertă atunci când o sarcină este adăugată la o afacere nouă sau când etapa unei tranzacții în conductă este modificată. Notificările pot avea mai mult de un declanșator. Puteți obține alerte web, e-mail și mobile.

În cele din urmă, utilizatorii care s-au înscris pentru Base Voice sau integrați cu un alt furnizor de servicii de voce de afaceri, se pot înscrie la notificări web despre apeluri primite și mesaje text. Voice Voice include un număr de telefon unic și înregistrează automat apelurile și mesajele la leaduri și contacte.

Pasul trei: Oportunități vs. Contacte

Dacă sunteți nou la CRM, atunci este posibil să aveți o oarecare confuzie când vine vorba de contacte și contacte. În baza CRM, un lider este o persoană de plată, o companie sau o oportunitate de afaceri care nu face încă parte din conducta de vânzări. Acestea includ persoane și companii pe care le-ați descoperit prin intermediul rețelelor, dar cu care nu ați încheiat încă o afacere. Oportunitățile se referă la potențial. Odată ce un plumb arată interesul pentru un produs sau serviciu, acestea pot fi transformate într-un contact. Un contact poate fi, de asemenea, cineva cu care ai făcut afaceri în trecut și este probabil să ofere afaceri repetate.

Filele Lead și Contact din Base CRM arată și funcționează similar, cu o varietate de filtre de căutare. Oportunitățile sunt clasificate în trei moduri: noi, funcționale și necalificate. Contactele sunt împărțite între potențiali și clienți. Persoanele de contact pot fi asociate cu una sau mai multe oferte. Atât pentru clienți, cât și pentru contacte, puteți vedea sarcinile și programările conexe în intrarea lor, precum și documentele asociate. Oportunitățile pot fi convertite în contacte, dar acea acțiune nu poate fi inversată.

Pasul patru: Crearea și gestionarea ofertelor

Ofertele sunt oportunități de vânzare legate de un plumb sau un contact. Ei se deplasează prin conducta de vânzări, care reprezintă procesul de vânzări. Fiecare conductă se încheie la una din cele trei etape închise: câștigată, pierdută sau necalificată. Câștigat și pierdut se explică de la sine; marcarea unui acord ca fiind necalificat înseamnă că nu a fost o respingere deplină. Motive necalificate ar putea fi legate de calendarul, bugetul, reorganizarea companiei sau orice element care nu vă poate controla. Aceste trei găleți pentru oferte facilitează urmărirea succesului și orientarea mai bună a echipei de vânzări.

În pagina Oferte, puteți vedea câte oferte sunt în fiecare etapă a conductei. Ca și câștigurile și contactele, puteți filtra și ofertele după oricare dintre câmpurile pe care le utilizați. Într-o înregistrare de tranzacție, puteți vedea ce contact, plumb sau companie este conectat la aceasta, activitatea recentă, precum și valoarea și procentul de probabilitate. Sunt afișate și orice sarcini sau întâlniri conexe. De asemenea, puteți modifica stadiul acordului aici.

Pasul cinci: Personalizarea conductelor de vânzări

Conductele de vânzare sunt alcătuite din etape. CRM de bază are șase etape din cutie, dar puteți adăuga mai multe sau șterge orice pe care nu intenționați să le utilizați. De asemenea, puteți redenumi și reordona etapele pe baza proceselor companiei dvs. Există două tipuri de etape: activ și închis. În timp ce puteți redenumi oricare dintre cele trei etape închise, care implicit sunt câștigate, pierdute și necalificate, le puteți șterge sau adăuga mai multe.

Dacă aveți mai multe conducte de vânzare, atunci puteți personaliza fiecare cu diferite etape. Deci, dacă vindeți produse și servicii, atunci puteți avea conducte care se potrivesc cu fiecare proces.

Pasul șase: Adăugarea câmpurilor personalizate

Oportunități, contacte și oferte au o multitudine de câmpuri implicite, dar acest lucru nu este întotdeauna suficient. Câmpurile personalizate vă permit să colectați și să stocați informații suplimentare despre perspectivele dvs. care sunt unice pentru companiile dvs. CRM de bază are o varietate de opțiuni de câmp personalizate. Puteți crea câmpuri pentru o singură linie de text, un paragraf de text, caseta de selectare, meniul derulant, meniu multi-select, dată, e-mail, telefon, adresă și URL. Puteți adăuga cât mai multe câmpuri personalizate pe care doriți și pentru meniul derulant și multi-selectat, până la 500 de opțiuni.

Pasul șapte: Programarea numirilor

CRM de bază este dotat cu o funcție de calendar și, de asemenea, puteți integra unul sau mai multe calendare Google în contul dvs. Trebuie să alegeți un calendar ca implicit, care este singurul pe care îl puteți edita. Numirile din calendarele implicite apar în gri. Când creați o întâlnire, o puteți asocia cu un plumb, o afacere sau o persoană de contact. Începeți să introduceți numele și CRM de bază vă va sugera orice înregistrări care se potrivesc.

Aceste întâlniri vor apărea în rubrica pentru rolul principal, contactul sau afacerea. Salvarea unei întâlniri o adaugă în calendarul dvs. și trimite invitații altor participanți. Puteți încărca logo-ul companiei dvs. astfel încât să fie afișat în toate invitațiile. Puteți adăuga, de asemenea, întâlniri din paginile de plumb, contact sau tranzacție. Când vizualizați o întâlnire, puteți vedea care participanți au acceptat și au refuzat invitația.

Pasul opt: Crearea și alocarea sarcinilor

În CRM de bază, toate sarcinile sunt asociate cu oferte. Puteți adăuga activități din fila Calendar sau Task sau direct dintr-o înregistrare plumb, contact sau tranzacție. Sarcinile au termene și memento-uri opționale, care pot fi trimise cu o săptămână, o zi, o oră, 30 de minute, 15 minute sau cinci minute înainte de scadență sau la ora exactă a scadenței. Sarcinile întârziate apar în roșu. În funcție de permisiunile dvs., puteți atribui sarcini dvs. sau altor utilizatori.

Pasul 9: Integrarea e-mailului

CRM de bază are un instrument de e-mail, dar se integrează și cu Gmail și alți furnizori de e-mail. Integrarea contului dvs. de e-mail înseamnă că comunicațiile cu clienți și contacte sunt înregistrate automat, lăsându-vă timp pentru lucrări mai importante. Contul dvs. de e-mail va fi sincronizat în două moduri: e-mailurile pe care le trimiteți în baza CRM vor apărea în clientul dvs. de e-mail și invers. CRM de bază vă va trimite un e-mail după ce s-a finalizat sincronizarea inițială a e-mailului

Adresa de e-mail este împărțită în patru dosare: Inbox, e-mailuri netratate, trimise și arhivate. Inbox vă conține e-mailuri care sunt conectate la clienți, contacte și oferte din contul dvs. E-mailurile netratate sunt cele care nu sunt asociate cu contul dvs. Din acel folder, puteți adăuga un e-mail ca plumb sau contact. În folderul Trimis, puteți vedea dacă a fost vizualizat un e-mail și de câte ori a fost vizualizat, astfel puteți identifica mesajele care au căzut prin fisuri sau au trecut la o adresă e-mail incorectă. Puteți șterge mesaje sau arhiva-le odată ce acestea nu mai sunt importante.

Pasul 10: Configurarea acțiunilor automatizate

Dacă te descoperi că faci aceeași sarcină de mai multe ori, atunci de ce să nu o automatizezi? CRM de bază are mai multe opțiuni pentru crearea automată a sarcinilor pe baza anumitor evenimente. Trebuie să fiți un utilizator la nivel de manager care este un administrator al contului pentru a crea acțiuni automate. Exemple includ crearea de sarcini atunci când o tranzacție trece la o nouă etapă sau actualizarea unui câmp personalizat atunci când este creată o afacere nouă. În primul rând, selectați evenimentul care va declanșa acțiunea. Opțiunile includ: când este creat un nou client;, când este creat un contact nou, când se creează o afacere sau când o tranzacție este mutată într-o altă etapă. Unele dintre aceste evenimente au mai multe opțiuni granulare, cum ar fi filtrarea de către companie, conductă sau faza de tranzacții.

În continuare, decideți care ar trebui să fie sarcina, să o atribuiți unui utilizator și, opțional, să adăugați o dată scadentă. Puteți crea mai multe sarcini pe acțiune automatizată.