Asana recenzie și rating

Pasionații de productivitate o adoră pe Asana și din motive întemeiate. Acest instrument de colaborare în echipă online este specializat în gestionarea fluxurilor de lucru, dar se ocupă și de neplăcutul managementului sarcinilor cu aplomb. Acestea fiind spuse, Asana nu trebuie confundată cu software-ul complet de management de proiect, în ciuda noii sale funcții Timeline. Nu include nici urmărirea timpului nativ și nici alte instrumente avansate pe care așteptăm să le vedem pentru managementul proiectelor la scară largă. Dar pentru gestionarea sarcinilor și a fluxurilor de lucru, este un instrument flexibil și elegant pe care îl poți îndoi după voința ta. Asana este una dintre cele mai bune aplicații de colaborare și productivitate pentru echipe și o selecție a editorilor.

Prețuri și planuri

Dacă doriți să vedeți despre ce este vorba despre Asana, serviciul oferă un nivel de cont gratuit pentru echipe de 15 membri și mai puțini. Singurele alte restricții majore sunt faptul că nu puteți folosi vizualizarea Cronologiei, tablourile de bord avansate sau instrumentele de căutare avansate. Discutăm în detaliu despre toate aceste caracteristici. Utilizatorii contului gratuit primesc totuși toate celelalte funcții de gestionare a sarcinilor, inclusiv capacitatea de a crea sarcini, de a le atribui persoane, de a adăuga date scadente, de a scrie comentarii și de a atașa fișiere. De asemenea, nu există limite în ceea ce privește numărul de sarcini sau proiecte pe care le puteți crea. Vă recomandăm să folosiți contul gratuit timp de cel puțin câteva săptămâni cu un grup mic de testare înainte de a trece la un nivel de service plătit.

Asana Premium costă 119, 88 USD de persoană pe an sau 11, 99 USD de persoană, dacă plătești lunar. Contul Premium include tot ce se află în contul gratuit și elimină limitele pentru dimensiunile echipei, tablourile de bord și instrumentele de căutare. Conturile premium vin cu câteva avantaje suplimentare, inclusiv funcția Cronologie a Asana, echipele și proiectele private, câmpurile personalizate, dependențele de sarcini, controalele administrative și asistența prioritară. Proiectele private sunt accesibile doar membrilor invitați, în timp ce proiectele care nu sunt private sunt accesibile tuturor celor din echipă.

Echipele foarte mici de 15 persoane sau mai puține care doresc funcții Premium plătesc o rată mai mică: 75 USD de persoană pe an sau 7, 50 USD de persoană pe lună. De asemenea, grupurile de studenți pot contacta compania pentru o probă gratuită de șase luni cu Asana Premium. Prețul a crescut în ultimii ani, dar persoanele care au acorduri Asana existente și active pot continua cu tarife mai mici.

Pentru comparație, Todoist Premium costă 29 de dolari pe an pentru uz personal sau 29 USD de persoană pe an pentru echipe. În extremitate, Podio începe de la 9 USD pe persoană pe lună sau aproximativ 86 USD pe an, dacă este plătit anual. Așadar, Asana este mult mai scump decât Todoist, dar este în preț apropiat de planurile Podio Basic și Plus.

Asana are funcții de bord kanban, de asemenea, alte aplicații populare kanban, cum ar fi Trello, Wrike și Volerro, sunt, de asemenea, un joc corect pentru comparație. Trello percepe 119, 88 USD de persoană pe an, la fel ca și Asana. Volerro percepe doar 7, 99 USD de persoană pe lună. Wrike percepe aproape aceeași sumă ca Asana Premium pentru nivelul său de serviciu profesional (117, 60 dolari de persoană pe an) și o rată mult mai mare pentru serviciul său de afaceri (297, 60 USD de persoană pe an)

Ce este Asana?

Asana este un instrument de gestionare a fluxurilor de lucru pe care îl folosești în principal pentru a gestiona sarcinile. Acesta diferă de aplicațiile tradiționale de management de proiect și anume datorită lipsei de structură. Asana este ca un pachet de cărți, în timp ce software-ul de management de proiect este ca un joc de masă. Jocurile de masă sunt concepute pentru a fi jucate cu o serie de reguli prestabilite. Este neobișnuit ca jucătorii să se îndepărteze prea departe de aceste instrucțiuni setate, deși toată lumea ar putea fi de acord cu unele modificări din când în când.

Cu un pachet de cărți, aveți mai multe opțiuni. De exemplu, puteți juca un joc bine-cunoscut, cu reguli stabilite, cum ar fi tragerea la cinci cărți sau să vă inventați propriul joc. Să zicem că decideți să jucați rummy. Toți cei de la masă trebuie să fie mai întâi de acord cu privire la versiunea de rummy care să se joace (rummy straight, 500 rummy, gin rummy și așa mai departe). Există un șablon pentru joc, dar regulile exacte trebuie stabilite în prealabil de toți jucătorii.

În cazul Asana, există la fel de multe moduri predefinite pe care le puteți utiliza, deoarece există modalități personalizate. Un alt punct de distincție este faptul că Asana este mai potrivit pentru lucrările în desfășurare, în timp ce aplicațiile de management de proiect sunt de obicei mai bune pentru proiecte cu date clare de început și sfârșit, precum și livrabile. Construirea și lansarea unui site de știri este un proiect. Scrierea conținutului zilnic pentru un site web de știri este o muncă continuă.

În termeni mai specifici, Asana urmărește cine este responsabil pentru ce sarcină, informațiile legate de fiecare sarcină și toate celelalte informații legate de progresul sarcinii respective. Dacă acest lucru încă sună confuz, știi că setarea Asana pentru nevoile tale este cea mai grea. După acea perioadă inițială, natura deschisă a Asana este, de asemenea, unul dintre cele mai bune aspecte ale sale. Consultați Ghidul Asana despre cum să începeți și, în cele din urmă, să stăpâniți toate caracteristicile sale.

Structura Asanei

Înainte de a deschide Asana tuturor celor din organizație, un grup de administratori trebuie să ia o decizie finală despre modul în care Asana va fi implementată și folosită. Deși unele instrumente de colaborare susțin simplitatea, acesta nu este chiar cazul cu Asana. Asana este intuitivă, dar, odată ce ai început, lipsa completă de structură poate face dificilă scufundarea fără o cantitate bună de previziune. Asana oferă un anumit ajutor în ceea ce privește structura cu șabloanele de proiect, despre care vom discuta mai târziu, dar perspectiva de a traduce o structură organizațională într-un mod care să aibă sens ar putea fi intimidantă.

În ceea ce privește ierarhia fluxurilor de lucru de bază, fiecare echipă este responsabilă pentru o serie de proiecte cu liste de sarcini individuale. Fiecare sarcină poate avea subtasco-uri, precum și un destinatar, data scadenței, atașamente, comentarii, etichete și urmăritori. Utilizați aceste sarcini și subtascheri pentru a urmări munca. Comentariile și alte date vă ajută să înțelegeți ce se întâmplă cu sarcina, astfel încât nu este necesar să discutați chestiuni prin e-mail sau în alt mod. Pe măsură ce sarcinile și subtasco-urile sunt finalizate, toată istoria lor și tot ceea ce s-a întâmplat sfârșesc prin a fi atașate sarcinii în sine. Astfel, fiecare acțiune de lucru are un context semnificativ.

Pe lângă capacitatea sa de a urmări minuțiunile, Asana este utilă și pentru a obține o perspectivă mai largă asupra responsabilităților fiecărui membru al echipei. Căutările personalizate, despre care vom discuta mai detaliat mai târziu, sau chiar privim doar lista de sarcini a altcuiva este o modalitate eficientă de a-ți da seama dacă cineva este suprasolicitat sau slab performant. Puteți utiliza aceste informații pentru a face schimbări eficiente.

Confidențialitate și securitate

Asana asigură conexiuni la site-ul său utilizând cel puțin protocolul TLS 1.1 și își găzduiește datele în „centre de date sigure SSAE 16 auditate prin Amazon în SUA”. Asana oferă, de asemenea, un program de bug-uri pentru dezvăluirea vulnerabilităților cu serviciul. Asana a obținut recent certificarea SOC 2 tip 1. Auditul Soc 2 este condus de Institutul American de CPA-uri și, potrivit acestei organizații, se referă la „controalele la o organizație de servicii relevante pentru securitatea, disponibilitatea și integritatea procesării sistemelor pe care organizația de servicii le folosește pentru procesarea datelor utilizatorilor și confidențialitatea și confidențialitatea informațiilor prelucrate de aceste sisteme. " Ca și în cazul Slack, puteți verifica, de asemenea, starea Asana printr-un tablou de bord online.

La nivel de utilizare, Asana îmbrățișează colaborarea dintre toți membrii echipei. Puteți păstra cu siguranță proiectele și sarcinile private în Asana, însă natura instrumentului este de a permite tuturor membrilor echipei să aibă acces egal pentru a vedea, edita și interacționa cu informațiile din aplicație. Acestea fiind spuse, Asana vă permite să marcați proiectele ca doar Comentarii sau să atribuiți acest nivel de permis pentru membrii individuali.

Pentru echipele care folosesc Asana ca platformă deschisă, este foarte important să mențină dialogul cu privire la regulile de angajare pentru a ne asigura că toată lumea este de acord să utilizeze aplicația în același mod, să nu se suprascrie muncii altora și așa mai departe. Recent, Asana a adăugat noi opțiuni de securitate a întreprinderii, inclusiv posibilitatea de a controla ce aplicații pot fi utilizate în toată integrarea și de a restricționa cine poate adăuga oaspeți.

Uite și simți

Asana este disponibilă pe web și prin App Store și Google Play Store, dar nu oferă o aplicație pentru desktop. Unele aplicații de colaborare, cum ar fi Slack, oferă variante de desktop, dar nu este un break break.

Interfața web a Asana este eficientă și sensibilă, cu suficientă culoare și fler de design pentru a-l menține interesant și util, fără a părea prea aglomerat. Are și câteva surprize, cum ar fi animațiile de sărbătoare care apar pe ecran din când în când, deși puteți dezactiva aceste efecte suplimentare dacă nu vă atrag. Asana include, de asemenea, o serie de comenzi rapide de la tastatură numite Hacks în secțiunea sa de setări, care adaugă diferite tipuri de funcționalitate și personalitate. De exemplu, atingeți TAB + B pentru un pic de distracție felină după ce ați permis hack-ul aferent.

Tabloul de bord web este împărțit în trei domenii principale: o șină stângă; o fereastră principală care se schimbă în funcție de ceea ce selectați din stânga; și o casetă de informații potrivită care se descurcă în ceea ce vedeți în fereastra principală. Fereastra principală include, de asemenea, un buton pentru adăugarea rapidă a articolelor, cum ar fi sarcini sau proiecte, o bară de căutare și o pictogramă de profil. În setările profilului dvs., puteți adăuga informații de bază ale contului, setați preferințele de notificare, ajustați preferințele de afișare și efectele vizuale menționate mai sus și puteți configura integrările cu alte aplicații, cum ar fi Harvest și Zapier. Asana menține o listă completă de aplicații și integrări acceptate.

După cea mai recentă actualizare de proiectare, navigați pe interfață prin meniul de șină din stânga, care poate fi, de asemenea, ascuns complet dacă doriți să vă concentrați pe pagina principală. De sus în jos, opțiunile principale sunt Acasă, Sarcinile mele, Inbox și Tabloul de bord. Aceste opțiuni pot diferi în funcție de setările globale ale organizației dvs. Acasă este o secțiune nouă care arată proiectele preferate și recente, în timp ce Sarcinile mele arată tot ce ți-a fost atribuit sau urmează. Dacă vedeți un banner nou pentru orice proiect din fila Acasă, puteți face mouse peste el pentru a vizualiza cea mai recentă activitate. Inbox este doar un flux de activități Asana. Puteți adăuga proiecte specifice la secțiunea Tablouri de bord pentru a ține evidența actualizărilor și pentru a obține o imagine de ansamblu asupra finalizării sarcinilor. Un punct galben apare lângă Inbox când aveți notificări necitite.

Designul gândit face ca fereastra principală din Asana să se încadreze la nevoile tale. De exemplu, atunci când faceți clic pe un proiect din stânga, fereastra principală apare un meniu contextual sub numele proiectului, cu Timeline, Calendar, Conversații, Progres și Fișiere. De asemenea, puteți sorta elementele în funcție de destinatar sau de dată scadentă în orice Task View, de exemplu, sau alegeți să afișați doar sarcini finalizate sau incomplete. Sarcinile alunecă pe ecran atunci când faceți clic și glisați-le pentru a schimba ordinea acestora, ceea ce face repriorizarea cu adevărat simplă. Dacă doriți, puteți organiza și activități în secțiuni, dar rețineți că aceste secțiuni nu afectează nicio clasificare a sarcinilor în altă parte.

Caracteristici suplimentare și în utilizare

Asana nu scapă de funcții. Când creați o sarcină, puteți să o atribuiți unui membru al echipei, să programați o dată scadentă sau să adăugați o dată recurentă, să încărcați sau să legați la documentele asociate, să scrieți comentarii, să adăugați etichete și chiar să vă abonați sau să vă dezabonați și pe alții pentru a primi notificări ori de câte ori se produc modificări la sarcină. Secțiunea Comentarii este deosebit de utilă, deoarece acceptă formatarea bogată a textului, editarea comentariilor și mențiuni directe prin simbolul @, printre altele.

Etichetele ajută la căutarea sarcinilor, iar funcția de căutare avansată, în care vom intra mai târziu, este destul de bună. Casetele de selectare interactive vă permit să bifați sarcinile pe măsură ce le completați și la fel de ușor să le dezlipești dacă tu sau un alt membru Asana lovește ceva greșit. Asana vă oferă și capacitatea de a crea un câmp personalizat. Puteți adăuga un câmp care indică prioritatea unei sarcini (scăzut, mediu, mare) sau puteți utiliza câmpuri personalizate pentru a indica starea unei sarcini (în așteptare, în curs, în așteptarea aprobării finale).

De asemenea, Asana integrează un calendar pe care îl puteți utiliza pentru a urmări datele scadente. Pe o notă pozitivă, Asana pare să ia în serios feedback-ul utilizatorilor. După ce a primit feedback copleșitor de negativ cu privire la modificările aduse calendarului, Asana a revenit la actualizare și lucrează pentru a se asigura că funcțiile moștenite sunt menținute pe lângă îmbunătățirile de performanță.

Asana nu oferă funcții de chat, ceea ce este dezamăgitor, deși se integrează cu echipele Slack și Microsoft. Asana oferă un spațiu numit Conversații, un panou de mesaje pe care membrii echipei pot discuta probleme unul cu celălalt care nu au legătură directă cu nicio sarcină anume. De exemplu, membrii ar putea discuta sfera proiectelor viitoare, idei creative sau proceduri. Totuși, acest lucru nu este eficient pentru mesagerie directă sau conversații casual.

Asana nu este nici cel mai adept instrument pentru proiecte intensive în grafică, dar s-a îmbunătățit de-a lungul anilor. Opțiunea kanban, despre care vom discuta mai târziu, este o astfel de îmbunătățire. Puteți încărca imagini în sarcini, dar nu le puteți marca în aplicație. Puteți previzualiza imaginile atașate, însă, formați aplicația.

Șabloane și vizualizări

Dacă nu sunteți sigur cum puteți configura un proiect, Asana vă oferă o serie de șabloane pe care le puteți utiliza. Pentru a începe, apăsați butonul Plus> Proiect. Șabloane este fila din mijloc. Exemple de șabloane predisemnate includ Agenda întâlnirii, Foaia de parcurs a produselor și bordul angajaților. Desigur, puteți crea propriul dvs. șablon, de asemenea, nu sunt lipiți de aceste structuri. Gândiți-vă la ele ca la un punct de plecare.

O altă caracteristică utilă este capacitatea Asana de a crea dependențe între sarcini. Să zicem că avem sarcina A, sarcina B și sarcina C conectate la Asana. Dacă sarcina C nu se poate finaliza până când sarcinile A și apoi B sunt finalizate, putem adăuga dependențe între cele trei.

Desigur, s-ar putea să vă așteptați ca Asana să aibă un fel de funcționalitate grafică Gantt. Introduceți vizualizarea cronologică relativ recentă. Aici, utilizatorii pot vedea toate sarcinile lor într-un format în stil Gantt. Dependențele sunt reprezentate de linii între sarcini și puteți face modificări după bunul plac. Graficele Gantt sunt deosebit de utile pentru a vedea cum o întârziere într-o sarcină sau absența extinsă a unui membru al echipei poate afecta datele țintă din linie. De asemenea, Asana și-a extins capacitatea de a organiza sarcinile din vedere în secțiuni. Teamwork Projects oferă o vedere a graficului Gantt, dar nu este la fel de bine proiectat.

Tabele Kanban din Asana

Asana include acum o vedere a consiliului de administrație, concepută pentru a oferi echipelor un mod de a gestiona munca cu Kanban. Aplicațiile Kanban sunt specializate în a vă ajuta să vizualizați toată munca care trebuie făcută și toată munca în desfășurare, cu accent pe asigurarea că echipele nu vor fi supraîncărcate cu atâtea sarcini încât își pierd concentrarea și devin mai puțin productive. Kanban face acest lucru prin limitarea numărului de sarcini care pot fi atribuite unei persoane sau departamentului la un moment dat.

Trello este o altă aplicație de productivitate care folosește stilul kanban. O metodă este de a configura mai multe coloane care se corelează cu o stare de finalizare. S-ar putea să aibă sens, să avem coloane pentru DEV, QA și Producție, de exemplu. Pentru a muta o sarcină de la o etapă la alta, pur și simplu trageți-o pe următoarea.

Rețineți că utilizarea acestei vizualizări de bord necesită crearea de proiecte special în acest stil. Cu alte cuvinte, nu puteți trece pur și simplu de la vizualizarea activității implicite la acest stil în momentul acestei revizuiri. Pentru a vă schimba vederea, în faza de creare a proiectului, trebuie doar să căutați sub secțiunea de aspect și să selectați opțiunea Board.

Așa cum am menționat anterior, vizualizările Board pot fi mai utile pentru echipele care lucrează cu materiale vizuale, deoarece puteți seta imagini de acoperire pentru fiecare sarcină într-o coloană. La fel ca în cazul celorlalte vizualizări ale Asana, puteți crea câmpuri personalizate atunci când în panoul de vizualizare și afișarea comentariilor direct persoanelor cu simbolul @, o caracteristică utilă, dar mai puțin obișnuită printre aplicațiile kanban dedicate. Cu toate acestea, Asana nu are toate caracteristicile de kanban dorite. Îi lipsesc benzile de înot și limitele de lucru în curs. KanbanFlow are toate aceste caracteristici.

Căutare avansată și rapoarte

Asana include funcționalități avansate de căutare avansate. La nivelul superior, atunci când interogați pentru un termen, puteți specifica dacă doriți o sarcină sau o conversație. Alte câmpuri implicite includ: Alocate la, În proiecte; și Urmat de. În plus, puteți specifica dacă o sarcină are un atașament, dacă este finalizată, precum și data scadenței acesteia. Pentru a descărca și mai mult, puteți adăuga Filtre pentru câmpuri personalizate, Persoane, Etichete, Dependențe și chiar Subtaskuri. Dacă nu găsiți ceea ce căutați cu aceste instrumente, este posibil să nu existe în primul rând.

Asana ușurează salvarea oricăreia dintre aceste căutări complexe ca Rapoarte interactive, care se află în meniul din stânga pentru acces rapid. Aceste rapoarte se actualizează pe măsură ce elementele noi se potrivesc cu termenii și puteți modifica termenii căutării în orice moment. Apreciem această caracteristică, deoarece poate fi de neprețuit pentru managerii care încearcă să-și dea seama cine este productiv. Chiar și pentru persoane, este o modalitate bună de a urmări progresul individual în timp.

Aplicații mobile Asana

Asana oferă aplicații mobile gratuite pentru Android și pentru iOS. Pentru testare, am instalat Asana pe un Google Pixel care rulează Android 9.0. Nu am avut probleme să descărcăm aplicația și să cântăm într-un cont.

Aplicația este configurată ușor diferit decât pe web, dar interfața își păstrează aspectul curat. De exemplu, majoritatea legăturilor și structurilor de navigare se află în partea dreaptă a ecranului, în loc de stânga. După ce v-ați conectat, Asana vă va duce direct la lista de activități, care este probabil unde vă veți petrece cea mai mare parte a timpului. Deși toată funcționalitatea de bază, inclusiv capacitatea de a crea, urmări și efectua sarcini, este în aplicație, Asana tinde să funcționeze cel mai bine pe un ecran mare, unde puteți vedea o mulțime de informații simultan, astfel încât dimensiunea mică a ecranului nu este ” este ideal.

Acestea fiind spuse, este cu siguranță posibil să fii productiv de pe telefonul tău și apreciem că poți accesa Asana de oriunde ai o conexiune la Internet. În mod special, aplicațiile au și o mulțime de funcții offline. Când lucrați offline în aplicațiile mobile, vedeți nori gri care indică faptul că conținutul nu s-a sincronizat încă, astfel încât niciunul dintre colaboratori nu îl va putea vedea până când dispozitivul dvs. nu va fi reconectat și sincronizat.

O punte de cărți

Designul grijuliu al Asana, elementele interactive fluide și alocarea generoasă a membrilor în versiunea sa gratuită o fac o aplicație puternică de gestionare a sarcinilor pentru proiecte personale și lucrul în echipă. Flexibilitatea, setul larg de caracteristici și diversitatea vizualizărilor fluxului de lucru sunt, de asemenea, lăudabile. Din toate aceste motive, Asana câștigă o selecție a editorilor pentru aplicații de colaborare. Deși nu este ieftin și lipsa de structură poate provoca inițial o anumită anxietate, promitem că este un instrument care merită utilizat.