Recenzie și evaluare proiecte Zoho

Configurarea și interfața proiectelor Zoho

Site-ul Zoho Projects are un aspect curat și actualizat. Site-ul este suficient de intuitiv încât, dacă puteți utiliza cele mai multe aplicații online de bază, cum ar fi webmail, veți putea descoperi proiecte Zoho în câteva minute. Această ușurință de utilizare și simplitate este necesară pentru întreprinderile mici care nu au un manager de proiect dedicat personalului.

Proprietarii de afaceri și conducerea echipei vor aprecia că Zoho Projects îi solicită pe oameni să permită autentificarea cu doi factori pentru a ajuta la păstrarea conturilor mai sigure și mai sigure. Autentificarea cu doi factori ajută la păstrarea mai sigură a tuturor informațiilor despre companie pe care le-ați introdus în contul dvs. Zoho.

Aspectul Zoho Projects pune opțiuni relevante la îndemână la momentul potrivit. Configurarea unui cont, crearea primului proiect, adăugarea de repere și sarcini și invitarea mai multor persoane să vă alăture durează câteva minute. Când se alătură oameni noi, site-ul le oferă sugestii interactive despre cum să înceapă și ce să facă în continuare.

Un tablou de bord personalizabil vă permite să vedeți orice grafică sau actualizări sunt cele mai relevante pentru dvs., astfel încât atunci când vă conectați la contul dvs. Proiecte Zoho, puteți obține o imagine a proiectelor sau a stării care contează. De exemplu, puteți adăuga un widget Status Task care arată atât o diagramă plăcuță, cât și un număr de numere brute de câte sarcini sunt deschise sau închise. Indiferent dacă vă preocupă foile de timp sau sarcinile individuale, puteți modifica tabloul de bord în consecință.

Comunicare și colaborare

Unele dintre caracteristicile noastre preferate ale proiectelor Zoho au legătură cu comunicarea și colaborarea. Aplicația vă oferă instrumente ample, unele dintre care puteți opta pentru a include sau exclude în timpul configurației inițiale. Un motiv pentru care puteți exclude unele dintre aceste instrumente este dacă echipa dvs. utilizează alte aplicații pentru mesagerie sau colaborare mai transparentă a echipei și nu doriți ca comunicarea să se întâmple în altă parte.

Unul dintre instrumentele care ne plac este o casetă de chat care este încorporată chiar în spațiul de lucru. Să ai o casetă de chat înseamnă că poți adresa colegilor întrebări cu privire la proiectele sau sarcinile pe care lucrezi, fără să fii nevoit să treci la o altă aplicație

Zoho Projects are de asemenea forumuri, unde puteți discuta cu colegii în mod asincron, o casetă de actualizare a stării pentru a le spune colegilor ce faceți și un feed de activități în care puteți vedea toate activitățile din cadrul unui proiect în ordine cronologică inversă.

Un alt instrument de comunicare care ne place este integrarea aproape perfectă cu Zoho Meeting. Pe anumite pagini, vedeți un buton care spune „Meet Now” în partea de sus. Apăsați-l și vă permite să creați o întâlnire video online sau audio într-o nouă filă. Înainte de începerea ședinței, apare o solicitare de invitație, astfel încât să puteți adăuga oameni la întâlnire. Colegii dvs. primesc o notificare care conține invitația și linkul la întâlnire în timp real. Se pot alătura fără a fi necesar să deschidă alte aplicații suplimentare sau să tastați într-un ID de întâlnire.

În general, notificările proiectelor Zoho sunt bine implementate, deoarece unele dintre ele sunt interactive. De exemplu, puteți să răspundeți sau să comentați probleme importante din căsuța de notificare, în loc să faceți legătura cu pagina în care apar informațiile originale. Este bun pentru productivitate.

Caracteristici cheie de gestionare a proiectelor

Secțiunile pentru sarcini și repere vă permit să introduceți și să actualizați detaliile fine ale activității proiectului. Fiecare sarcină poate avea o dată de început și de încheiere, mai degrabă decât un termen limită. Puteți estima cât de aproape de finalizat sunteți cu o sarcină, introducând un procent.

Când vă aruncați în detaliile unei sarcini, există un contor încorporat pentru urmărirea timpului petrecut în sarcină, deși este limitat la persoanele din contul Express și la planurile superioare (adică nu este în planurile Free sau Standard). Dacă afacerea dvs. factură la oră, veți dori opțiunea de a înregistra timpul la sarcină ca fiind factibil sau neramabil.

O altă opțiune vă permite să setați un proiect ca fiind pe o cronologie „strictă”, ceea ce înseamnă că nu puteți atribui date scadente pentru repere care nu se încadrează în intervalul de timp al proiectului.

Zoho Projects are dependențe, deși să ne gândim la modul de configurare a acestora nu este la fel de intuitiv ca folosind restul aplicației. În unele alte aplicații de gestionare a proiectelor, cum ar fi LiquidPlanner, puteți crea dependențe între sarcini desenând o linie de la una la alta în vizualizarea grafică Gantt. În proiecte Zoho, trebuie să deschideți o sarcină și apoi să alegeți să adăugați o dependență. Se deschide o fereastră mică în care tastați numele sarcinii pe care doriți să o asociați cu cea curentă, iar noua sarcină trebuie să fie în aceeași listă de sarcini ca și cealaltă.

Software-ul a adăugat o vizualizare kanban care vă permite să vedeți sarcinile ca pe carduri în coloane. Nu este la fel de util ca o adevărată aplicație de bord kanban, deoarece nu puteți personaliza coloanele din Proiecte Zoho. Mai degrabă, puteți alege dintre unele opțiuni premade, cum ar fi Deschis și închis (nu cea mai utilă vizualizare), Prioritate sau Procent completat. Există unele aplicații de gestionare a proiectelor și de gestionare a sarcinilor care includ vizualizări kanban, Asana fiind cea care vă vine în minte, dar trebuie să alegeți să utilizați kanban înainte de a crea proiectul. După ce ai decis să folosești acea metodă, nu mai ai întoarcere. Kanban nu este într-adevăr o „vizualizare” atât de mult ca o metodologie de care trebuie să respectați odată ce ați ales să o utilizați.

O altă caracteristică cheie de gestionare a proiectelor din proiectele Zoho este un raport de gestionare a resurselor. Te ajută să vezi care dintre membrii echipei tale sunt încredințați cu prea multă muncă, nu cu suficientă muncă sau doar cu suma potrivită în diferite perioade de timp. Este prezentat vizual într-un grafic mare, cu un mic echilibru (ca un teeter totter) care indică cât de mult sau puțin de lucru le-a atribuit fiecare persoană într-o săptămână. Pentru echipele mici, o prezentare neobișnuită a datelor funcționează probabil foarte bine. Pentru echipele mari cu 50 sau mai mulți membri ai personalului dintr-un departament dat, ar fi un coșmar să parcurgi și să cauți căutarea în afara echilibrului. Echipele mari care au nevoie de instrumente solide de gestionare a resurselor ar trebui să arunce o privire la LiquidPlanner. Este unul dintre punctele forte ale aplicației.

Am menționat scurt graficele Gantt, dar ajută să știm unde să le găsim: sub butonul Rapoarte din partea stângă a aplicației (dacă este ascuns, faceți clic pe cele trei puncte pentru a le dezvălui). Este aceeași zonă în care găsiți Resurse de utilizare, rapoarte planificate și actuale și rapoarte de activități. În diagramele Gantt, puteți trage și arunca marginea unei bare de cheie pentru a schimba lungimea acesteia și există o comutare care vă arată calea critică. Dacă vă întrebați "Ce este o cale critică?" această definiție din 2020ProjectManagement.com ar putea ajuta: „cea mai lungă secvență de activități dintr-un plan de proiect care trebuie finalizat la timp pentru ca proiectul să fie finalizat la data scadenței”.

Funcționalitate de urmărire a timpului

Zoho Projects oferă o bază de urmărire a timpului ca parte a unui pachet cuprinzător de management al proiectelor, precum Mavenlink. Când vă aruncați în detaliile unei sarcini, există un cronometru încorporat în colțul din dreapta sus pentru urmărirea timpului petrecut în sarcină și va continua să bifați dacă părăsiți pagina. Cronometrul este limitat la utilizatorii din contul Express și la planurile superioare (adică nu este disponibil în planurile gratuite sau standard). Dacă afacerea dvs. factură la oră, veți dori ca opțiunea să înregistreze timpul la sarcină ca fiind factibil sau neplătibil.

Am adăugat o sarcină numită „Government Office Painting” în Proiecte pentru a putea urmări timpul. Pentru a vă autentifica ora, puteți face clic pe ora din colțul din dreapta sus sau introduceți timpul în timpul foii de timp retroactiv. Am găsit opțiunea Timpul jurnalului de jurnal ca fiind o modalitate ușoară de a urmări timpul. Puteți găsi tipul de jurnal săptămânal accesând foaia de calcul și apoi, în colțul din dreapta sus, schimbând meniul drop-down de la Adăugare timp jurnal la Timp de jurnal săptămânal. Puteți fila câmpurile și introduceți numărul de ore pentru fiecare proiect. De asemenea, faceți clic pe o sarcină din Calendar este o modalitate bună de a vizualiza istoricul unui proiect. Puteți asocia o subtască, să înregistrați orele de jurnal, să atașați documente și să urmăriți problemele.

O altă caracteristică care ne-a plăcut în proiectele Zoho este capacitatea de a eticheta o lucrare ca o sarcină critică. Aceasta acționează ca un bun memento pentru a vă autentifica și a finaliza munca. Un plus cu Zoho Projects este capacitatea de a urmări mai multe sarcini simultan. Această caracteristică nu veți găsi în alte aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Hubstaff sau VeriClock, sau chiar TSheets, alegerea celorlalți editori ai noștri. Zoho Projects oferă funcții mai solide de gestionare a proiectelor și de urmărire a timpului, dar am găsit produse precum TSheets mai ușor de utilizat. De asemenea, nu veți putea urmări timpul viitor ca în alte programe, cum ar fi Wrike.

Zoho Projects are caracteristici puternice de urmărire a timpului de administrare. Puteți urmări aprobările căutând pictograma mică de lângă modulul Timesheet. Dacă faceți clic pe pictogramă, veți vedea toate sarcinile și solicitările de aprobare. De asemenea, Zoho Projects vă permite să marcați toate lucrările ca fiind factibile sau nu facturabile, ceea ce vă ajută la evidența contabilă.

Spre deosebire de TSheets, Zoho Projects nu vă permite să separați conturile pentru a urmări timpul pentru un admin sau un angajat. Ați stabilit doar permisiunile pentru cine poate vedea ce. Zoho Projects oferă opțiuni de configurare impresionante precum VeriClock. În proiecte Zoho, puteți împiedica angajații să adauge o foaie de timp sau puteți seta permisiuni, astfel încât să le poată vedea singuri.

Ne-am conectat la aplicația mobilă Zoho Projects și am găsit paginile de Feed și Home bine organizate. În pagina Feed, puteți vedea o listă de acțiuni întreprinse, cum ar fi atribuirea de sarcini. Pentru a schimba ora în aplicația pentru mobil, selectați foaia de calcul și selectați o sarcină de editat. Faceți clic pe Modificați, apoi puteți trece timpul. Apoi, faceți clic pe bifața din colțul din dreapta sus. Am dori să vedem un cronometru ușor accesibil în aplicația mobilă. Cu toate acestea, Zoho Projects spune că utilizatorii de pe teren ar putea să își înregistreze timpul după ce se termină turele lor, deoarece clienții ar putea să se încrunte cu lucrătorii care se uită la telefonul lor în timp ce lucrează ca o remodelare la domiciliu. Am dori în continuare să vedem această caracteristică.

În general, am constatat că funcționalitatea de urmărire a timpului în Proiecte Zoho este puțin mai dificil de navigat decât Hubstaff și TSheets, care se concentrează pe urmărirea timpului. Acesta este motivul pentru care Zoho Projects primește o calificare de cinci stele pentru alegerea editorilor în programul nostru de management de proiect, dar se încadrează ușor în spatele TSheets pentru alegerea editorilor în programul nostru de monitorizare a timpului. Având în vedere funcționalitatea completă pe care o oferă Zoho Projects, instrumentul de urmărire a timpului ar trebui să aibă mai multă importanță. Cu toate acestea, Zoho Projects oferă încă un set de caracteristici profunde și impresionante.

Urmărirea erorilor, urmărirea problemelor

Dacă sunteți o echipă de dezvoltare software care are nevoie de urmărirea riguroasă a erorilor ca parte a aplicației dvs. de gestionare a proiectului, aveți câteva opțiuni. Pentru unul, puteți importa erori în Zoho Projects din fișiere CSV, XLS și XLSX, precum și din JIRA. O a doua opțiune este să folosiți IssueTracker inclus, care vine cu proiecte Zoho. Acest instrument vă ajută să trimiteți, să urmăriți, să organizați și să remediați orice probleme apărute într-un proiect de dezvoltare software. Nu toată lumea din contul dvs. poate accesa detaliile păstrate în IssueTracker. Doar administratorii și managerii au voie să configureze starea și fluxul de lucru al problemelor.

Zoho vinde, de asemenea, IssueTracker ca o aplicație autonomă numită Zoho BugTracker. Există o versiune gratuită pentru echipe foarte mici, dar în caz contrar, vă puteți aștepta să plătiți 480 de dolari pe an pentru până la 15 persoane, la care se adaugă 36 USD pe an pentru fiecare persoană în plus.

Integrări și aplicații pentru proiecte Zoho

Zoho face o serie completă de aplicații de afaceri. Rezultă că multe dintre propriile sale programe sunt strâns integrate cu proiecte Zoho sau cel puțin pot fi.

Am menționat deja modul în care instrumentul său de conferință video, Zoho Meeting, se deschide oricând trebuie să vă întâlniți cu colegii. De asemenea, puteți integra Proiecte Zoho cu Zoho Books și factură Zoho pentru a vă gestiona contabilitatea.

Zoho Projects funcționează de asemenea cu Google Apps. Când cele două sunt integrate, puteți încărca fișiere direct de pe Google Drive în Proiecte Zoho și exporta evenimente din calendar de la unul la altul. Puteți utiliza chiar și Gmail pentru a crea sarcini și pentru a lucra orele de jurnal.

Alte opțiuni de integrare acceptate includ Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket și Zapier. Nu este o listă deosebit de lungă, dar acoperă multe dintre elementele de bază.

Zoho are aplicații mobile pentru multe dintre instrumentele sale, inclusiv Zoho Projects și Bug Tracker. Aplicațiile sunt atât pentru Android cât și pentru iOS. Aplicațiile de gestionare a proiectelor mobile nu sunt înlocuitori pentru aplicația web completă, dar cel puțin permit oamenilor să țină pasul cu discuții importante și să vadă ce progrese realizează toată lumea în proiect, indiferent unde se află.

O aplicație bine echilibrată de gestionare a proiectelor

Zoho Projects este o aplicație bine echilibrată de gestionare a proiectelor. Acesta oferă toate instrumentele care sunt necesare pentru gestionarea unui proiect complex, cum ar fi diagramele Gantt și un widget de urmărire a timpului, cu un preț corect și o interfață intuitivă. Este deosebit de atractiv pentru întreprinderile mici care gestionează câteva proiecte și oameni, dar nu și pentru sute. Este nevoie de puțin timp pentru a afla punctele mai fine ale proiectelor Zoho, dar nu foarte mult. În general, Zoho Projects este un instrument excelent de gestionare a proiectelor și continuă să fie alegerea editorilor PCMag.